5 điều mà bạn cần biết trước khi lắp đặt tổng đài ảo

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tập trung xây dựng mô hình kinh doanh hiện đại và đơn giản hóa các quy trình công việc bằng cách tích hợp nhiều hệ thống phần mềm quản lý. Tổng đài ảo là một giải pháp đang được các doanh nghiệp quan tâm và tiếp cận, nhờ những lợi ích mà dịch vụ này mang lại. Nếu bạn đang quan tâm đến việc lắp đặt tổng đài ảo, dưới đây là những điều cần biết về tổng đài ảo sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn khi thiết lập hệ thống tổng đài.

Tại sao lắp đặt tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp?

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tìm kiếm các giải pháp hiện đại và đơn giản hóa công việc, đồng thời tích hợp nhiều hệ thống phần mềm quản lý. Trong số đó, tổng đài ảo là một giải pháp phù hợp và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Dưới đây là những lợi ích của lắp đặt tổng đài ảo mà doanh nghiệp cần biết để có quyết định đúng đắn khi thiết lập hệ thống tổng đài.

1. Giảm chi phí tài chính: Lắp đặt tổng đài ảo không đòi hỏi không gian riêng hay cơ sở hạ tầng phức tạp. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc đầu tư vào phần mềm hoặc phần cứng đắt tiền, hay phải mua những thành phần mới khi có nhu cầu thay đổi.
2. Nâng cấp dịch vụ điện thoại dễ dàng: Mục tiêu của doanh nghiệp là liên tục phát triển và vận hành một cách bền vững. Tổng đài ảo cung cấp một giải pháp linh hoạt khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoặc điều chỉnh cấu trúc hệ thống tổng đài. Điều này trở nên đơn giản và tiện lợi hơn so với tổng đài vật lý.
3. Tính linh hoạt và làm việc từ xa: Dịch vụ tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa và cài đặt các múi giờ khác nhau để phục vụ khách hàng liên tục. Đồng thời, nó cung cấp khả năng tương tác giữa người dùng và đồng nghiệp dù họ ở bất kỳ đâu.
4. Thống kê chi tiết và lưu trữ dữ liệu cuộc gọi: Tổng đài ảo ghi âm và lưu trữ chi tiết cuộc gọi giữa khách hàng và nhân viên. Điều này giúp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng dựa trên lịch sử cuộc gọi và giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và năng lực làm việc của từng nhân viên thông qua các chỉ số thống kê và báo cáo.

Lắp đặt tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ giảm chi phí tài chính, nâng cấp dịch vụ dễ dàng, tính linh hoạt và làm việc từ xa, đến khả năng thống kê chi tiết và lưu trữ dữ liệu cuộc gọi. Đây là một giải pháp hiện đại và tiện lợi giúp doanh nghiệp tiếp cận và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày nay.

 

Nhược điểm của việc tổng đài ảo 

Chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo phụ thuộc mạnh mẽ vào đường truyền Internet. Nếu kết nối Internet không đủ ổn định hoặc mạnh mẽ, có thể gây ra những vấn đề như ngắt cuộc gọi, trì hoãn trong quá trình gọi đi, giật lag và sự gián đoạn trong cuộc trò chuyện với khách hàng.

Tuy những sự cố trên có thể làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của tổng đài ảo, nhưng điểm mấu chốt là khi cúp điện hoặc mạng Internet gặp vấn đề. Trong những trường hợp này, để đảm bảo rằng không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng, các cuộc gọi đến sẽ tự động chuyển tiếp qua số di động mặc định đã được cài đặt từ đầu.

Một yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi là sự sử dụng quá tải máy tính. Nếu người dùng cùng lúc chạy nhiều chương trình và phần mềm trên máy tính, hiệu suất tổng đài ảo có thể bị ảnh hưởng. Máy tính cũ hoặc không đáp ứng được tải công việc cũng có thể làm giảm chất lượng cuộc gọi đáng kể.

Để tăng cường trải nghiệm cuộc gọi với tổng đài ảo, cần đảm bảo đường truyền Internet ổn định và mạnh mẽ, cũng như duy trì máy tính với hiệu suất tốt và tránh tình trạng quá tải. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng cuộc gọi được diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.

 

Những tính năng có của một tổng đài ảo thông minh

Tối ưu hóa chăm sóc và phục vụ khách hàng trên đa kênh

Công nghệ đa kênh là công cụ cần thiết giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc tích hợp các kênh giao tiếp giúp tránh tình trạng phân tách các nền tảng và tối ưu hóa thao tác, từ đó giảm thiểu sự mất tập trung và lãng phí thời gian đáng kể của tổng đài viên.

Định tuyến các cuộc gọi

Một yếu tố quan trọng trong lắp đặt tổng đài ảo là tính năng định tuyến cuộc gọi. Điều này cho phép khách hàng tiếp cận ngay những tổng đài viên phù hợp để nhận được hỗ trợ kịp thời. Đồng thời, giúp hệ thống tổng đài hoạt động ổn định trong những thời điểm có số lượng cuộc gọi tăng đột biến.

Khi khách hàng gọi đến tổng đài, họ sẽ nhận được lời chào tự động hoặc yêu cầu giữ máy cho đến khi tổng đài viên trống. Sau đó, nếu khách hàng chấp nhận chờ đợi, họ sẽ được nghe nhạc nền và tiếp tục đợi. Cuối cùng, khi tổng đài sẵn sàng, cuộc gọi sẽ được thiết lập. Đây là tính năng hữu ích mà doanh nghiệp có thể triển khai trên hệ thống tổng đài ảo để tối ưu hóa phục vụ khách hàng.

Tự động quay số gọi ra 

Tính năng quan trọng khác là gọi ra tự động, hỗ trợ cho các chiến dịch Outbound của bộ phận Sales & Marketing. Thay vì gọi thủ công, nhân viên không cần phải tự nhập số điện thoại và chờ đợi kết nối với khách hàng. Tính năng quay số tự động giúp tăng gấp 3 lần hiệu suất cuộc gọi ra thành công và giảm tới 99% thời gian chờ máy của tổng đài viên.

Theo dõi và quản lý theo thời gian thực tế

Để nắm bắt tình hình hoạt động tại trung tâm cuộc gọi, các doanh nghiệp cần theo dõi và quản lý theo thời gian thực. Hệ thống tổng đài ảo cung cấp báo cáo về hiệu suất, tình trạng nhân sự, thời gian phục vụ khách hàng, mức độ đáp ứng các yêu cầu dịch vụ, và nhiều thông tin khác. Những dữ liệu này giúp cải thiện công tác phục vụ khách hàng và tối ưu hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Toàn bộ 12 tính năng cực chất Tổng đài ảo Buss Call.

 

Quy trình chi tiết lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Đa số các đơn vị cung cấp phần mềm tổng đài đều thực hiện quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp rất đơn giản với các bước sau:

• Bước 1: Xác định nhu cầu của khách hàng khi thiết lập tổng đài ảo
• Bước 2: Ưu tiên cài đặt các tính năng chính phục vụ cho nhu cầu
• Bước 3: Kiểm tra kỹ càng băng thông
• Bước 4: Lựa chọn sử dụng các thiết bị đầu cuối
• Bước 5: Chuyển đổi đầu số cho doanh nghiệp
• Bước 6: Tạo mới các tài khoản và quản lý người dùng
• Bước 7: Thiết lập các thiết bị đầu cuối
• Bước 8: Xây dựng kịch bản tổng quan cuộc gọi
• Bước 9: Xác minh và kiểm tra kết nối mạng
• Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh trong hệ thống
• Bước 11: Xây dựng kịch bản lời chào tổng đài
• Bước 12: Thiết lập thêm nhiều tính năng bổ sung

Các doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị và nhà cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo uy tín có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt để được hỗ trợ triển khai tổng đài ảo. Và hướng dẫn thực hiện các thao tác sử dụng trên tổng đài trong thời gian ban đầu sử.

 

Đơn vị tổng đài ảo BUSS CALL

BUSS CALL được thành lập từ năm 2012, là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây tiên tiến nhất hiện nay.

Về mặt chi phí, BUSS CALL cung cấp gói giá cơ bản phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau. Gói giá này được đảm bảo là mức giá ổn định nhất trên thị trường tổng đài ảo hiện nay, bao gồm nhiều tính năng hiện đại như xử lý cuộc gọi, phân phối cuộc gọi, quản lý nhiều máy nhánh, thống kê và báo cáo, dung lượng ghi âm lên đến 100M/ext, hỗ trợ 2 đầu số tích hợp, và còn miễn phí triển khai dịch vụ lên đến 500.000VNĐ.

Lựa chọn lắp đặt tổng đài ảo của BUSS CALL mang đến phương pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí, giúp các doanh nghiệp tiếp cận các công cụ quản lý vận hành và truyền thông tiên tiến nhất.

BUSS CALL luôn tự hào là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về tổng đài ảo trên nền tảng điện toán đám mây. Nếu quý khách hàng cần tư vấn hoặc có nhu cầu triển khai tổng đài ảo, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi!

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.