Tổng đài ảo (VOIP) và những tính năng nổi bật tại BUSS CALL

Trong vài năm gần đây, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ với số lượng khách hàng đông đảo, đã ưu tiên sử dụng tổng đài ảo (VoIP). Tuy nhiên, nhiều người vẫn tự hỏi: “VoIP là gì?” và tại sao công nghệ này lại thu hút như vậy? Hãy cùng Buss Call giải đáp thêm về thuật ngữ này!

Tổng đài ảo (VOIP) là gì?

VoIP, viết tắt của Voice over Internet Protocol, là một công nghệ cho phép truyền giọng nói và dữ liệu âm thanh qua mạng Internet. Thay vì sử dụng các đường truyền truyền thống như dây đồng điện thoại, VoIP sử dụng giao thức Internet để chuyển đổi giọng nói thành dữ liệu số và truyền qua mạng.

Hiểu một cách đơn giản thì VoIP là giao thức cho phép bạn sử dụng kết nối Internet để thực hiện các cuộc gọi. Thay vì bạn phải phụ thuộc vào hệ thống đường dây như điện thoại truyền thống.

Các hình thức kết nối phổ biến của VOIP trong doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp, công nghệ tổng đài ảo (VoIP) được áp dụng thông qua kết nối phần cứng hoặc phần mềm. Có nhiều cách để sử dụng công nghệ VoIP với các loại điện thoại, bao gồm điện thoại analog truyền thống và điện thoại kỹ thuật số (hay còn được gọi là điện thoại VoIP).

• VoIP với điện thoại analog: Vì truyền giọng nói trong VoIP diễn ra qua Internet, điện thoại analog thông thường không thể sử dụng trực tiếp VoIP. Tuy nhiên, có một thiết bị chuyển đổi được gọi là Analog Telephone Adapter (ATA) có khả năng chuyển đổi tín hiệu điện thoại analog thành tín hiệu số để truyền qua Internet.
• VoIP với điện thoại kỹ thuật số: Điện thoại VoIP không cần sử dụng thiết bị chuyển đổi ATA để kết nối Internet. Chỉ cần cắm điện thoại trực tiếp vào cổng Ethernet hỗ trợ mạng. Điện thoại sẽ kết nối từ Internet đến dịch vụ VoIP đã đăng ký.
• VoIP với thiết bị chuyển đổi Adapter: Một số công ty sản xuất thiết bị có khả năng chuyển đổi điện thoại tiêu chuẩn thành điện thoại có hỗ trợ VoIP. Thiết bị này có thể được cắm vào cổng Ethernet trong cơ sở để kết nối với mạng và cung cấp các tính năng VoIP. Phần cứng này thường có một giao diện web để xem cuộc gọi, kiểm tra thư thoại và cấu hình tích hợp với các dịch vụ khác.

Ngoài ra, có nhiều ứng dụng phần mềm VoIP phổ biến mà bạn có thể sử dụng để thực hiện cuộc gọi điện thoại tiêu chuẩn thông qua VoIP, ví dụ như Skype, Jabber, Google Hangout, Google Voice.

Ưu điểm của Công nghệ VOIP so với điện thoại thông thường

Công nghệ tổng đài ảo (VoIP) hiện chưa được phát triển mạnh. Nhưng cũng đã được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước áp dụng. Dưới đây là một số ưu điểm của công nghệ VoIP so với công nghệ điện thoại thông thường mà bạn nên biết.

1. Giá thành giảm đáng kể so với cách gọi điện thoại truyền thống

VoIP cho phép doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi miễn phí nếu sử dụng cùng một dịch vụ và cùng thiết bị hoặc tổng đài IP.

2. Giải pháp VOIP đơn giản cho việc quản lý bảo trì hệ thống và tiết kiệm chi phí

Trong hệ thống điện thoại truyền thống, tiền được tính dựa trên thời gian cuộc gọi. Sử dụng VoIP, chi phí cuộc gọi được tính dựa trên thuê bao internet hàng tháng. Tuy nhiên, cần có kết nối internet băng thông rộng như ADSL, đảm bảo tốc độ ổn định và đủ mạnh.

3. Tích hợp những ứng dụng thoại (voice), truyền hình (video), âm thanh (audio), dữ liệu (data) và cùng một cơ sở hạ tầng chung

VoIP tích hợp các ứng dụng thoại, truyền hình, âm thanh, dữ liệu trên cùng một nền tảng, giúp tiết kiệm chi phí so với việc đầu tư nhiều mạng riêng lẻ. Ngoài ra, VoIP có khả năng mở rộng, kết nối và cài đặt các tính năng mới. Nó cũng hỗ trợ các công việc đa phương tiện như truyền file, chia sẻ dữ liệu và xem hình ảnh của người gọi.

4. Thực hiện cuộc gọi nhiều hơn 2 người với tổng đài ảo (VoIP)

VoIP cho phép thực hiện cuộc gọi với hơn 2 người thông qua tổng đài ảo. Cuộc gọi thông thường chỉ hỗ trợ giữa 2 người trong một thời gian cố định, nhưng với VoIP, bạn có thể thiết lập cuộc gọi nhiều người hoặc hội nghị giữa một nhóm người bất kỳ lúc nào. VoIP nén dữ liệu gói tin để truyền, cho phép truyền nhiều dữ liệu trên một kênh truyền. Điều này cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi cùng lúc trên một điện thoại IP. Doanh nghiệp có thể tiến hành cuộc họp mà không cần tổ chức cuộc gặp trực tiếp.

5. Đảm bảo thông tin liên lạc của doanh nghiệp không bị gián đoạn khi xảy ra sự cố

Bằng cách sử dụng cùng lúc điện thoại bàn thông thường và điện thoại IP thông qua hệ thống mạng LAN và PSTN, hệ thống cuộc gọi của doanh nghiệp luôn đảm bảo kết nối liên tục.

Ngoài ra, VoIP cung cấp nhiều dịch vụ khác như sử dụng Fax qua mạng IP, hỗ trợ trả lời tự động, hiển thị số gọi đến, hiển thị cuộc gọi nhỡ, chuyển cuộc gọi, hiển thị tên người gọi, lập danh sách số điện thoại, không kém cạnh các dịch vụ điện thoại truyền thống.

Ứng dụng Tổng đài ảo (VOIP) vào doanh nghiệp thế nào cho hiệu quả?

VoIP hoạt động dựa trên kết nối Internet, vì vậy nó có những yếu điểm tương tự như các vấn đề mà một máy tính kết nối mạng có thể gặp phải. Công nghệ này cũng đang trong quá trình phát triển, do đó, vẫn có nhiều tranh cãi về vấn đề an toàn của VoIP, như nguy cơ bị tấn công bởi virus, chặn đường truyền hoặc lộ dữ liệu.

Vì vậy, để sử dụng VoIP một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào các giải pháp bảo mật và thực hiện kiểm tra hệ thống thường xuyên:

1. Liên tục nâng cấp phần mềm: Khi nhà cung cấp phần mềm cung cấp các bản vá hoặc bản cập nhật cho hệ điều hành, nên cài đặt ngay lập tức để bảo đảm sự an toàn của hệ thống.
2. Sử dụng và duy trì phần mềm chống virus: Đảm bảo rằng phần mềm chống virus được cài đặt và luôn được cập nhật mới nhất để ngăn chặn các mối đe dọa từ các phần mềm độc hại.
3. Tận dụng tùy chọn bảo mật: Nếu công việc của doanh nghiệp liên quan đến nhiều vấn đề riêng tư và bảo mật, nên xem xét sử dụng các dịch vụ mã hóa và bảo mật mà các nhà cung cấp VoIP có thể cung cấp.
4. Cài đặt và kích hoạt tường lửa: Sử dụng tường lửa có thể ngăn chặn nhiều hình thức tấn công bằng cách chặn lưu lượng nguy hiểm trước khi chúng xâm nhập vào hệ thống.
5. Đánh giá các thiết lập bảo mật: Thường xuyên kiểm tra các thiết lập bảo mật riêng và chọn các tùy chọn phù hợp để tránh những rủi ro không đáng có.

Bằng việc tuân thủ những biện pháp bảo mật này, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi ích của công nghệ VoIP mà không gặp phải những vấn đề về an toàn.

Tại sao nên lắp Công nghệ VOIP VỚI BUSS CALL?

Công nghệ VoIP vẫn còn đối mặt với những thách thức nhất định trong việc nhận thức từ phía khách hàng. Nhiều doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng các hệ thống tổng đài truyền thống và có thể có một số lo ngại về mặt an toàn. Tuy nhiên, khi được cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích và cần thiết, khách hàng sẽ tin tưởng và lựa chọn công nghệ mới hiện đại này một cách tự tin.

Với sự phát triển chưa lâu tại thị trường Việt Nam trong khoảng 5-7 năm gần đây, số lượng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ VoIP không quá nhiều. Điều này đặc biệt áp đặt yêu cầu về tính uy tín và chất lượng của những doanh nghiệp trong ngành. Một số doanh nghiệp đã gặp khó khăn khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ do thiếu thông tin đầy đủ từ phía nhà cung cấp và quá trình cung cấp dịch vụ không đáp ứng đúng mong đợi.

Tuy nhiên, lắp đặt công nghệ VoIP với BUSS CALL mang lại những lợi ích và sự tin tưởng đáng kể:

1. Uy tín và chất lượng: BUSS CALL là một doanh nghiệp có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ VoIP. Chúng tôi cam kết đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
2. Thông tin đầy đủ: Chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ về công nghệ VoIP, giúp khách hàng hiểu rõ về công nghệ và những lợi ích mà nó mang lại.
3. Dịch vụ đáng tin cậy: Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và hỗ trợ khách hàng 24/7, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và hỗ trợ khách hàng một cách tận tâm.
4. Giải pháp tùy chỉnh: Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có yêu cầu riêng của mình. Vì vậy, chúng tôi cung cấp giải pháp VoIP tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu và mong đợi của từng khách hàng.
5. Đáp ứng mong đợi: Chúng tôi cam kết đáp ứng đúng mong đợi của khách hàng về quá trình cung cấp dịch vụ, đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng tuyệt đối.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.