Thiết lập tổng đài ảo cho ngành giáo dục

Quy mô của các trường học đang ngày càng phát triển và mở rộng không ngừng. Để đáp ứng nhu cầu giáo dục ngày càng tăng cao, hầu hết các môi trường giáo dục đã đầu tư xây dựng hệ thống mạng dữ liệu gần như hoàn hảo để hỗ trợ các hoạt động trong cơ sở của họ. Tuy nhiên, để tận dụng hết tiềm năng mà cơ sở dữ liệu đó mang lại, các trường học cần thiết lập tổng đài ảo, một giải pháp linh hoạt và tiên tiến, phù hợp với ngành giáo dục và đào tạo.

Hãy cùng BUSS CALL tìm hiểu, những tính năng như thế nào sẽ phục vụ được ngành giáo dục các bạn nhé!

Thực trạng hệ thống điện thoại của ngành giáo dục đào tạo

Hiện nay, một số trường học vẫn chưa có hệ thống tổng đài hiện đại và tiện ích (bao gồm Tiểu học, THCS, THPT, v.v.). Điều này gây ra một số khó khăn trong việc liên hệ và tìm hiểu thông tin cho phụ huynh và học sinh, cụ thể như sau:

1. Khó khăn trong việc liên hệ: Phụ huynh và học sinh gặp khó khăn trong việc liên hệ với cơ sở giáo dục để tìm hiểu các thông tin liên quan đến việc học tập, thời gian hoạt động của trường, hoặc các thông báo quan trọng.
2. Báo bận lúc cao điểm: Ngay cả khi trường có hệ thống tổng đài, trong lúc cao điểm như khi mở các khóa học mới hoặc cập nhật điểm thi của học sinh, hệ thống vẫn có thể báo bận, gây khó khăn trong việc liên lạc và truyền tải thông tin.
3. Thiếu sự liên kết nội bộ: Các phòng ban, bộ phận hoặc cơ sở trong trường học chưa thể liên hệ nhanh chóng và hiệu quả với nhau thông qua gọi thoại.
4. Thiếu thông tin cuộc gọi nhỡ: Số điện thoại của trường không ghi nhận thông tin của các cuộc gọi nhỡ, dẫn đến việc có thể bỏ sót thông tin quan trọng.
5. Thiếu chức năng tự động trả lời và điều hướng cuộc gọi: Hệ thống tổng đài của trường chưa được trang bị chức năng tự động trả lời hoặc điều hướng cuộc gọi một cách tự động, làm mất thời gian và tạo sự không thuận tiện trong quá trình liên lạc.
6. Không thể kiểm tra lịch sử cuộc gọi: Trường không thể kiểm tra lịch sử của các cuộc gọi trước đó khi cần thiết, gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

Để giải quyết những khó khăn này, các trường học cần đầu tư xây dựng hệ thống tổng đài hiện đại, tiện ích và tích hợp các tính năng như ghi âm cuộc gọi, chức năng trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, và kiểm tra lịch sử cuộc gọi. BUSS CALL cam kết mang đến giải pháp tổng đài ảo chất lượng, giúp các trường học nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và cung cấp dịch vụ liên lạc.

 

Những tính năng của dịch vụ tổng đài ảo phù hợp cho ngành giáo dục

Một số tính năng của hệ thống tổng đài ảo phù hợp với ngành giáo dục đào tạo bao gồm:

1. Sử dụng chung một đầu số Hotline: Hệ thống tổng đài ảo cho phép sử dụng chung một số Hotline, giúp thống nhất và tăng tính chuyên nghiệp trong tiếp nhận cuộc gọi từ phụ huynh và học viên.
2. Hiển thị tên cơ sở giáo dục khi thực hiện cuộc gọi: Khi gọi điện thoại đến phụ huynh và khách hàng, tên của Trường hoặc Trung tâm sẽ hiển thị, xây dựng uy tín và tạo niềm tin cho cơ sở giáo dục.
3. Hệ thống quản lý tập trung: Thiết lập hệ thống quản lý tập trung giúp tránh tình trạng báo bận vào thời gian cao điểm và giảm số cuộc gọi nhỡ từ phụ huynh/học viên.
4. Phân loại nhiệm vụ linh hoạt cho từng phòng ban: Hỗ trợ phân luồng cuộc gọi, giúp học viên và phụ huynh nhanh chóng tiếp cận phòng ban, thầy cô phụ trách theo nhu cầu.
5. Popup các thông tin của cuộc gọi đến: Màn hình làm việc của nhân viên tổng đài sẽ hiển thị thông tin của người gọi, giúp tương tác hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
6. Bổ sung tính năng đánh giá và chấm điểm cuộc gọi: Khảo sát chất lượng đào tạo thông qua tính năng đánh giá và chấm điểm cuộc gọi, giúp trường học nắm bắt ý kiến từ phụ huynh và học viên một cách trực quan.

 

Vì sao cần sử dụng Tổng đài ảo cho Trường học?

Việc sử dụng tổng đài ảo trong trường học mang đến nhiều lợi ích đáng kể:

1. Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng: Thiết lập tổng đài ảo giúp các cơ sở giáo dục cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng, bao gồm phụ huynh, học sinh và giáo viên. Việc tiếp nhận cuộc gọi và tư vấn thông tin trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
2. Phù hợp với mọi lĩnh vực: Dịch vụ tổng đài ảo không chỉ hữu ích cho giáo dục mà còn phù hợp với các lĩnh vực khác. Việc ứng dụng công nghệ này vào các trường học đồng nghĩa với việc cải tiến và tiến bộ trong việc quản lý và tương tác với cộng đồng giáo dục.
3. Tiến bộ trong công nghệ: Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, việc áp dụng hệ thống tổng đài ảo vào trường học không chỉ là sự tiếp cận xu hướng hiện đại mà còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tương tác trong cơ sở giáo dục.
4. Quản lý thông tin hiệu quả: Nhà trường sẽ giải quyết nhiều vấn đề về quản lý thông tin của học sinh, giáo viên và các phòng ban một cách hiệu quả hơn. Tổng đài ảo giúp tối ưu hóa việc liên lạc, tiết kiệm thời gian và chi phí.
5. Môi trường giáo dục hiện đại và chuyên nghiệp: Việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo mang đến một môi trường giáo dục hiện đại, chuyên nghiệp và tạo niềm tin cho cộng đồng giáo dục.

Nhờ những lợi ích trên, việc sử dụng tổng đài ảo trong trường học trở thành một bước tiến vượt bậc trong quản lý và tối ưu hóa quy trình trong ngành giáo dục.

 

BUSS CALL – đơn vị cung cấp tổng đài ảo uy tín cho các cơ sở giáo dục

Không chỉ phục vụ cho doanh nghiệp buôn bán và chăm sóc khách hàng, dịch vụ tổng đài ảo còn có rất nhiều ứng dụng hữu ích cho các cơ sở giáo dục. Thay vì mua hệ thống tổng đài truyền thống với phần cứng phức tạp và việc lắp đặt tốn kém, tại sao các trường học không chọn sử dụng tổng đài ảo?

BUSS CALL là đơn vị phân phối và cung cấp các giải pháp tổng đài ảo uy tín và chất lượng hàng đầu tại thị trường Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp và thiết lập tổng đài ảo, BUSS CALL đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều cơ sở giáo dục lớn như trường Đại học Bách khoa, trường Đại học Cần Thơ, trường Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh, trường Đại học Văn Lang, và nhiều cơ sở giáo dục khác.

Hệ thống tổng đài ảo của BUSS CALL được thiết kế với nhiều tính năng nổi bật dành riêng cho trường học, mang đến trải nghiệm chuyển đổi đơn giản và liền mạch. Tổng đài ảo của BUSS CALL sử dụng nền tảng đám mây để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cho ngành giáo dục. Dịch vụ tổng đài ảo này phù hợp với nhiều loại hình giáo dục, từ quy mô vừa và nhỏ cho đến hệ thống giáo dục lớn.

Khách hàng có nhu cầu thiết lập tổng đài ảo cho trường học vui lòng liên hệ ngay với BUSS CALL qua số điện thoại 1900 2002 hoặc truy cập website của BUSS CALL để được hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn dịch vụ phù hợp.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.