Voicemail là gì? Ưu và nhược điểm của Voicemail Trên Tổng Đài Ảo

Không lạ khi bạn gọi điện đến một doanh nghiệp hoặc tổ chức và thay vì được nối máy trực tiếp đến nơi cần gặp, bạn sẽ phải chờ bằng cách lắng nghe một tin nhắn tự động. Hoặc nếu bạn không muốn chờ đợi, bạn có thể để lại tin nhắn. Hãy cùng BUSS CALL tìm hiểu về tính năng tin nhắn thoại (voicemail) mà bạn thường nghe thấy là gì.

Voicemail (Thư thoại) là gì? 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã từ bỏ việc sử dụng hộp thư thoại như một chức năng của hệ thống điện thoại. Tuy nhiên, việc sử dụng thư thoại có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đem lại lợi ích cho bạn. Hộp thư thoại được thiết lập đơn giản và giúp bạn tránh bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh từ các cuộc gọi nhỡ.

Mặc dù việc trả lời cuộc gọi nhỡ bằng tin nhắn có thể nghe có vẻ hợp lý, tuy nhiên, duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh cũng là điều quan trọng. Do đó, gửi một tin nhắn văn bản không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Hãy hiểu đúng về tin nhắn thoại – Voicemail:

Tin nhắn thoại hoặc voicemail là một cách vi tính hóa để lưu trữ và ghi âm các tin nhắn bằng giọng nói có sẵn cho người dùng 24/7 từ bất kỳ điện thoại nào. Người dùng có thể truy cập vào hệ thống voicemail từ điện thoại cố định hoặc điện thoại di động, bất kể địa điểm của họ.

Tin nhắn có thể được tạo trong hộp thư thoại của người dùng và sau đó được chuyển tiếp đến hộp thư thoại khác, tương tự như email.

Hệ thống Voicemail bao gồm:

• Tin nhắn thoại.
• Danh sách phân phối tin nhắn thoại.
• Gửi fax đến và fax theo yêu cầu trong hộp thư.
• Phản hồi giọng nói tương tác.
• Mẫu giọng nói có thể truy cập từ mọi nơi trên thế giới bởi bất kỳ người dùng nào.

 

Thư thoại (Voicemail) hoạt động như thế nào?

Khi Người A gọi số của Người B nhưng Người B không có mặt để trả lời, cuộc gọi sẽ được chuyển đến hộp thư thoại hoặc máy trả lời tự động của Người B. Sau đó, khi Người B quay lại và truy cập vào cuộc gọi đó, cuộc gọi sẽ được phát lại. Máy trả lời tự động có thể được tùy chỉnh cho Người B hoặc dùng chung cho nhiều nhân viên văn phòng.

Người B có thể truy cập thông tin liên lạc bằng cách sử dụng mã số hóa, nếu công ty có một hệ thống chính xác hoặc được chia sẻ; đây là số thư thoại.

Hệ thống thư thoại được thiết lập để tự động chuyển tiếp cuộc gọi của một người đến điện thoại khác thông qua chuyển tiếp cuộc gọi và ưu tiên các tin nhắn để một số điện thoại cụ thể từ Người A – người nhận – sẵn sàng tương tác với Người B – người gọi – để nhận phản hồi.

 

Ưu điểm của việc sử dụng thư thoại (Voicemail) trong giao tiếp kinh doanh

Một hệ thống thư thoại được thiết kế tốt có thể mang lại lợi ích cho cả khách hàng và công ty. Hãy cùng tìm hiểu một số ưu điểm của thư thoại được liệt kê bên dưới:

1. Sẵn sàng phục vụ 24/7

Hệ thống thư thoại cho phép doanh nghiệp và nhân viên luôn có khả năng liên lạc, ngay cả khi họ không thể trả lời cuộc gọi trực tiếp. Điều này hữu ích đặc biệt trong những trường hợp như nhân viên bán hàng hoặc phục vụ đi du lịch, khi họ không thể tiếp nhận điện thoại trong những thời điểm đó.

2. Sàng lọc cuộc gọi điện thoại

Nhân viên có thể sử dụng thư thoại để sàng lọc các cuộc gọi đến, đảm bảo các vấn đề ưu tiên cao được phản hồi nhanh chóng, trong khi các vấn đề không khẩn cấp được gửi đến hộp thư thoại và xử lý sau.

3. Giảm thiểu thời gian chờ

Thư thoại giúp người gọi thoát khỏi việc phải chờ đợi khi gọi điện. Người gọi có thể nhanh chóng thông báo vấn đề của họ mà không cảm thấy lãng phí thời gian xếp hàng chờ đợi. Người nhận cuộc gọi có thể trả lời khi có thời gian, giảm thiểu thời gian chờ của người gọi.

4. Hiệu quả về chi phí

Thư thoại giúp tiết kiệm chi phí cho nhân viên dịch vụ khách hàng mà vẫn cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Công ty không cần nhiều nhân viên để xử lý cuộc gọi, và việc tự động trả lời cuộc gọi vào những giờ cụ thể trong ngày cũng giúp tiết kiệm tiền trả thêm giờ cho nhân viên chăm sóc khách hàng.

5. Khách hàng thích thư thoại

Đối tác và khách hàng thường thích sử dụng thư thoại để liên lạc các vấn đề của họ mà không bị gián đoạn. Điều này cho phép khách hàng tập trung vào những vấn đề quan trọng mà không bị phân tâm bởi thông tin không liên quan.

 

Nhược điểm của việc sử dụng thư thoại trong giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp bằng thư thoại – voicemail có nhiều ưu điểm, nhưng cũng đi kèm với một số hạn chế. Dưới đây là một số nhược điểm chính của nó:

1. Bảo mật: Hệ thống ghi âm tin nhắn qua email rác, cuộc gọi, tin nhắn hoặc các nền tảng mạng xã hội có thể bị tin tặc lợi dụng. Những kẻ lừa đảo có thể đọc tin nhắn và lấy thông tin nhận dạng cá nhân cũng như thông tin bí mật của công ty.
2. Chi phí: Gửi thư thoại đắt hơn so với các dịch vụ thư khác. Do đó, thư thoại thường chỉ được sử dụng cho một số thư quan trọng và riêng tư.
3. Sự khác biệt về ngôn ngữ: Thư thoại không hiệu quả nếu người gửi và người nhận không nói cùng một ngôn ngữ. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ thông điệp quan trọng.
4. Sự bảo mật: Nghe hoặc trả lời thư thoại thường đòi hỏi ít nhất một cuộc gọi đến nhà cung cấp thư thoại, điều này không kín đáo đặc biệt trong các địa điểm công cộng.
5. Sự khó chịu của cá nhân: Kiểm tra hộp thư thoại có thể gây bất tiện cho một số người, đặc biệt là so với việc gửi và nhận tin nhắn văn bản.

Ngoài ra, còn có một số nhược điểm khác của thư thoại, chẳng hạn như nhiều người nghi ngờ về tiến bộ công nghệ, khó khăn khi người tiêu dùng không được đào tạo sử dụng hệ thống nhắn tin thoại, và cho các doanh nghiệp nhỏ, hệ thống nhắn tin thoại có thể ít tiết kiệm chi phí hơn.

Cuối cùng, một số người ghét việc không thể giao tiếp trực tiếp với một nhân vật khi sử dụng voicemail. Voicemail là một trong nhiều tính năng của tổng đài ảo cho doanh nghiệp.