TỔNG ĐÀI ẢO VÀ 12 TÍNH NĂNG NỔI BẬT

Chuyển đổi số (Digital Transformation) đang trở thành một xu hướng quan trọng trong doanh nghiệp hiện đại. Sử dụng tổng đài ảo là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Dưới đây là tổng đài ảo và 12 tính năng nổi bật mà doanh nghiệp cần biết trong chuyển đổi số. 

Tổng đài ảo là gì? 

Tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại dựa trên đám mây và không cần sử dụng cơ sở hạ tầng vật lý truyền thống như tổng đài điện thoại truyền thống. Tổng đài ảo cho phép các cuộc gọi vào, gọi ra được quản lý và xử lý thông qua internet. 

Bằng cách sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng và lợi ích của một hệ thống tổng đài truyền thống mà không cần đầu tư vào phần cứng và cơ sở hạ tầng. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ tổng đài chuyên nghiệp cho khách hàng một cách hiệu quả và tiện lợi, bất kỳ địa điểm nào.

 

Lợi ích của tổng đài ảo đối với Doanh nghiệp

Tổng đài ảo hay còn được gị là tổng đài điện thoại trong điện toán đám mây, mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng: 

Tiết kiệm chi phí

Tổng đài ảo giúp giảm thiểu sự cần thiết cho việc mua sắm và bảo trì hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần cứng đắt tiền và chỉ trả phí sử dụng dịch vụ tổng đài ảo theo nhu cầu sử dụng hàng tháng.

Tăng cường chất lượng dịch vụ khách hàng

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn. Qua tổng đài, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với các nhân viên chuyên môn, chia sẻ và giải quyết yêu cầu nhanh chóng. Điều này tạo ra trải nghiệm tốt hơn và tăng cường mối quan hệ với khách hàng. 

 

12 tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Mở rộng quy mô dễ dàng

Tổng đài ảo linh hoạt khiến việc mở rộng quy mô kinh doanh trở nên đơn giản. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm mới các đường số điện thoại và mở rộng hệ thống tổng đài theo nhu cầu, mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng. 

Lời chào tự động (IVR)

Khi bạn gọi đến doanh nghiệp thường nghe thông điệp như: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…” tùy vào phím nhấn của khách hàng, hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn.

Tính năng lời chào tự động là một tính năng quan trọng trong các hệ thống tổng đài để chào đón và hướng dẫn khách hàng khi gọi đến. 

Chuyển hướng cuộc gọi

Lời chào tự động cho phép hệ thống tổng đài tự động chuyển hướng cuộc gọi đến các bộ phận hay nhóm công việc tương ứng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian vì không cần phải xác định và chuyển tiếp tay từng cuộc gọi. Khách hàng cũng sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi biết cuộc gọi của mình được chuyển hướng đúng người cần gặp.

Tích hợp nhiều đầu số

Tổng đài ảo có thể tích hợp nhiều đầu số 1800/1900 và đầu số cố định như 028, 024. Tích hợp nhiều đầu số mang lại lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiếp cận đa dạng khách hàng: giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận nhiều khách hàng khác nhau. Đầu số 1800/1900 cung cấp một cách dễ dàng cho khách hàng gọi miễn phí với giá ưu đãi. Trong khi đầu số cố định như 024, 028 giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp đến khách hàng.
• Tăng cường hỗ trợ khách hàng: tích hợp nhiều đầu số giúp tạo điều kiện thuận lợi để cung cấp dịch vụ chất lượng và tạo sự tin tưởng với khách hàng. 

Nghe gọi nhiều cuộc gọi đồng thời

Tính năng nghe gọi nhiều cuộc gọi đồng thời là một tính năng quan trọng trong hệ thống tổng đài để xử lý nhiều cuộc gọi cùng một lúc. Tính năng này giúp nhân viên ưu tiên và phân loại cuộc gọi, theo mức độ quan trọng hoặc tính khẩn cấp, bảo đảm rằng các cuộc gọi quan trọng được xử lý đúng thời gian. 

Gọi tự động theo danh sách khách hàng

Tính năng gọi tự động (Auto Call) là một tính năng quan trọng trong hệ thống tổng đài để thực hiện cuộc gọi một cách tự động, thường được sử dụng trong các trường hợp như tiếp thị, khảo sát, thu thập thông tin, hỗ trợ khách hàng và nhiều mục đích khác. Tính năng gọi tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động thực hiện cuộc gọi thay vì thực hiện thủ công. 

SMS Brandname chăm sóc khách hàng

Tính năng SMS Brandname là một tính năng trong hệ thống tổng đài để gửi tin nhắn định dạng thương hiệu đến khách hàng. Gửi tin nhắn SMS đến khách hàng vào những dịp kỷ niệm (sinh nhật, 1 năm sử dụng, voucher…) để chăm sóc khách hàng. SMS Brandname giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng hình ảnh thương hiệu
• Tạo sự nhận diện với khách hàng
• Tăng khả năng tiếp cận khách hàng

Tính năng tổng đài đa kênh CSKH 

Tính năng tổng đài đa kênh ( Multi-channel Call Center) là một tính năng quan trọng trong hệ thống tổng đài để cho phép khách hàng liên hệ và tương tác với doanh nghiệp qua nhiều kênh khác nhau như điện thoại, email, zalo, facebook,…giúp doanh nghiệp:

• Đa dạng hóa kênh liên lạc
• Tăng cường hỗ trợ khách hàng
• Quản lý và tương tác thông tin khách hàng
• Tối ưu hoá hiệu suất và linh hoạt

Tích hợp app tổng đài trên smartphone

Tính năng tổng đài có tích hợp app smartphone là một tính năng quan trọng, cho phép nhân viên tổng đài kết nối và tương tác với hệ thống tổng đài thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh, chỉ cần có kết nối internet. 

Ghi âm cuộc gọi

Tính năng này giúp ghi lại và lưu trữ cuộc gọi giữa nhân viên tổng đài và khách hàng, giúp doanh nghiệp có thể: 

• Giám sát và đảm bảo chất lượng dịch vụ
• Đào tạo và phát triển nhân viên, phát hiện điểm mạnh và yếu, từ đó khắc phục. 
• Bảo mật và tuân thủ quy định, cuộc gọi được lưu trữ an toàn
• Xác minh và giải quyết tranh chấp một cách công bằng và minh bạch

Thống kê, báo cáo 

Tính năng này dùng để cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu và số liệu về hoạt động của tổng đài và cuộc gọi. Tính năng này giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá hiệu suất và năng suất của các nhân viên trực tổng đài
• Xem báo cáo, thống kê của cuộc gọi vào hàng tuần, tháng, năm dễ dàng.

Gọi nội bộ miễn phí

Các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc có thể gọi nhau hoàn toàn miễn phí, dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ, hệ thống bảo mật cao, dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được chia sẻ với nhau trên hệ thống.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn