GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO GIÚP TINH GỌN DỊCH VỤ CSKH NGÀNH Y TẾ

Trong ngành y tế, việc cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) hiệu quả và nhanh chóng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo sự hài lòng và sức khỏe của bệnh nhân. Hiện nay, quản lý khối lượng cuộc gọi và yêu cầu từ bệnh nhân đã trở thành một thách thức đáng kể. Giải pháp tổng đài ảo đã xuất hiện như một phương án tối ưu, giúp tinh gọn quy trình CSKH, nâng cao hiệu quả phục vụ và xử lý các yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác. 

Hạn chế của hệ thống thoại cũ của ngành Y Tế hiện nay

Giới hạn phạm vi tiếp nhận cuộc gọi

Hệ thống chỉ có thể tiếp nhận cuộc gọi tại các cơ sở y tế cụ thể như bệnh viện hoặc phòng khám, gây khó khăn trong việc mở rộng dịch vụ ra các chi nhánh hoặc cơ sở khác.

Khó khăn trong quản lý tại các chi nhánh

Quản lý và phối hợp cuộc gọi giữa các chi nhánh hoặc cơ sở cùng hệ thống gặp nhiều khó khăn, dẫn đến sự thiếu nhất quán trong việc chăm sóc khách hàng.

Thiếu hệ thống tiếp nhận phản hồi

Hệ thống không có cơ chế hiệu quả để tiếp nhận và xử lý ý kiến phản hồi hoặc khiếu nại của bệnh nhân, làm giảm khả năng cải thiện dịch vụ.

Nhầm lẫn số điện thoại

Bệnh nhân có thể gặp khó khăn trong việc nhớ hoặc phân biệt số điện thoại của từng chi nhánh, dẫn đến sự bất tiện và mất thời gian.

Cồng kềnh và phức tạp

Hệ thống tổng đài truyền thống thường yêu cầu nhiều dây nối và thiết bị cồng kềnh, gây khó khăn trong việc lắp đặt và bảo trì.

Tình trạng bận liên tục

Tổng đài truyền thống có thể thường xuyên bị báo bận do lượng cuộc gọi quá lớn từ bệnh nhân, ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận cuộc gọi và phục vụ.

Quá tải do lịch tái khám không hợp lý

Hệ thống không hỗ trợ việc sắp xếp lịch tái khám một cách hợp lý, dẫn đến tình trạng quá tải và bệnh nhân phải chờ đợi lâu.

Thiếu tích hợp phần mềm quản lý

Hệ thống không cho phép thực hiện gọi điện trực tiếp từ phần mềm quản lý bệnh nhân, gây bất tiện trong việc theo dõi và quản lý thông tin.

Xem thêm: Xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực Y Tế tại Việt Nam

Ứng dụng Tổng đài ảo giúp tinh gọn quy trình CSKH ngành Y Tế

Tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời

Tổng đài ảo cho phép xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc nhờ vào tính năng nghe nhận cuộc gọi đồng thời, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.

Quản lý cuộc gọi hiệu quả

Toàn bộ cuộc gọi đến và đi đều được hiển thị trên một hệ thống duy nhất thông qua tính năng ghi nhớ lịch sử tự động. Điều này giúp quản lý cuộc gọi dễ dàng và hiệu quả hơn.

Sử dụng chung đầu số hotline

Tổng đài ảo cho phép sử dụng đầu số chung như 1800/1900 hoặc 028 để chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, giải pháp voice brandname cho phép hiển thị tên thương hiệu trong cuộc gọi, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu.

Xem thêm: Một số hình thức tạo đầu số tổng đài cho doanh nghiệp

Hệ thống tổng đài cloud

Với tổng đài ảo trên nền tảng cloud, bạn không cần thiết bị cồng kềnh hoặc nhiều dây nối. Chỉ cần cài đặt phần mềm và kết nối internet là có thể thực hiện cuộc gọi dễ dàng và hiệu quả.

Lời chào mang thương hiệu

Khách hàng sẽ được chào đón bằng đoạn nhạc chờ đặc trưng của doanh nghiệp thay vì các tín hiệu “tút, tút, tút” truyền thống. Hệ thống IVR (Interactive Voice Response) sẽ hướng dẫn khách hàng qua các tùy chọn tự động như “Nhấn phím 1 để đặt lịch khám, phím 2 để liên hệ giải đáp thắc mắc”, giúp họ giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Tích hợp API với phần mềm CRM/ERP

Tổng đài ảo tích hợp dễ dàng với các phần mềm CRM/ERP, giúp đồng bộ hóa thông tin khách hàng trên toàn bộ hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng.

Cuộc gọi tự động – Auto Call

Tính năng của giải pháp Auto Call giúp doanh nghiệp gửi thông tin tự động đến khách hàng, bao gồm xác nhận đơn hàng, cập nhật tình trạng đơn hàng, thông báo các chương trình khuyến mãi, chúc mừng sinh nhật, …

Buss Call – Giải pháp cho hệ thống thoại ngành Y Tế

Việc xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng qua hệ thống tổng đài ảo cho ngành y tế giúp chuẩn hóa cách thức tiếp cận bệnh nhân của nhân viên. Tất cả thông tin của bệnh nhân gọi đến Tổng đài ảo sẽ tự động được lưu trữ và cập nhật lên đám mây, giúp các cơ sở y tế quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.

Mô hình sử dụng hệ thống tổng đài ảo trong ngành y tế đã được nhiều bệnh viện và phòng khám trên toàn quốc áp dụng và ghi nhận hiệu quả rõ rệt trong việc nâng cao mức độ hài lòng của bệnh nhân. Đồng thời, hệ thống này tối ưu hóa chi phí quản lý nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ so với tổng đài truyền thống mà các cơ sở y tế sử dụng trước đó. Tính năng ghi âm và lưu trữ lịch sử cuộc gọi của tổng đài ảo cũng giúp quản lý dễ dàng kiểm soát chất lượng dịch vụ và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hệ thống tổng đài ảo cho ngành y tế được thiết kế với giao diện hiện đại, hợp lý và liên tục bổ sung các tính năng mới để cải thiện hiệu suất hoạt động. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ có thêm thông tin hữu ích và các giải pháp để lựa chọn hệ thống tổng đài hỗ trợ chăm sóc khách hàng trong ngành y tế một cách hiệu quả và dễ dàng nhất.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn