Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại Nội Bộ Cho Doanh Nghiệp

Tổng đài điện thoại nội bộ là một yếu tố quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình vận hành. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp chi tiết về quy trình triển khai và các yếu tố chi phí liên quan khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ.

Nắm rõ thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp

Để xác định xem có cần đầu tư một tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của bạn hay không, đầu tiên, bạn cần đặt câu hỏi về những vấn đề hiện tại mà doanh nghiệp đang đối diện. Nếu gặp phải một trong những vấn đề sau đây, điều đó có nghĩa là bạn cần đầu tư vào một tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của mình:

1. Doanh nghiệp vừa mới thành lập và đang cần xây dựng một kênh liên lạc chuyên nghiệp để tương tác với khách hàng. Tổng đài nội bộ sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống giao tiếp hiệu quả và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
2. Có nhu cầu gọi điện nội bộ phức tạp giữa nhân viên và các phòng ban khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn và các nhân viên cần liên lạc thường xuyên trong công việc, một tổng đài nội bộ sẽ giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp và tăng cường hiệu suất làm việc.
3. Tổng đài hiện tại gặp vấn đề thường xuyên như kết nối bị lỗi, thiếu tính năng cần thiết hoặc không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần nâng cấp hoặc thay thế tổng đài hiện tại bằng một hệ thống mới, mạnh mẽ và đáng tin cậy hơn.
4. Cần tìm kiếm các thiết bị đầu cuối chất lượng tốt để đảm bảo chất lượng âm thanh và hiệu quả trong việc nghe và gọi điện. Tổng đài nội bộ cung cấp các thiết bị đầu cuối đáng tin cậy để đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp.

Nếu bạn gặp phải một trong những tình huống trên, việc đầu tư vào một tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp xây dựng một kênh liên lạc chuyên nghiệp, tối ưu hóa quá trình giao tiếp nội bộ, khắc phục các vấn đề hiện tại và đảm bảo chất lượng âm thanh tốt trong các cuộc gọi.

 

Các công nghệ tổng đài nội bộ dành cho doanh nghiệp

Hiện tại đang có song song 2 công nghệ tổng đài là CÔNG NGHỆ ANALOG và CÔNG NGHỆ VOIP. Hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm. Từ đó chọn ra công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lắp đặt tổng đài điện thoại Analog

Công nghệ Analog sử dụng đường dây điện thoại truyền thống để kết nối các điểm cuộc gọi trong doanh nghiệp. Tổng đài điện thoại Analog cung cấp các tính năng cơ bản như chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, hội nghị điện thoại và giám sát cuộc gọi.

Công nghệ Analog

Đây là công nghệ truyền thông truyền thống sử dụng đường dây điện thoại để kết nối các điểm cuộc gọi. Công nghệ Analog được sử dụng cho tổng đài điện thoại nội bộ, cung cấp các tính năng cơ bản như chuyển tiếp cuộc gọi và giữ cuộc gọi.

Tìm hiểu thêm: Tổng đài Analog

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Công nghệ IP (Internet Protocol) sử dụng mạng IP để truyền dữ liệu thoại. Tổng đài điện thoại IP kết nối các điểm cuộc gọi thông qua mạng LAN hoặc internet. Nó cung cấp tính năng linh hoạt như gọi nội bộ, hội nghị điện thoại, tích hợp dữ liệu và các tính năng mở rộng khác.

Tìm hiểu thêm: Chuyển đổi từ Tổng đài Analog sang Tổng đài IP giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Tính năng của tổng đài nội bộ theo công nghệ IP

Tổng đài điện thoại nội bộ theo công nghệ IP cung cấp các tính năng hiện đại để nâng cao khả năng tương tác và quản lý trong doanh nghiệp. Bao gồm gọi nội bộ, hội nghị điện thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, tích hợp dữ liệu và quản lý danh bạ. Công nghệ IP cho phép tích hợp với các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng khác, tạo ra một hệ thống tổng đài nội bộ linh hoạt và hiệu quả.

• Không đòi hỏi hạ tầng phức tạp: chỉ cần có mạng internet, wifi là triển khai được.
• Không giới hạn vùng địa lý: một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau.
• Gọi nội bộ miễn phí bằng các số máy nhánh 101, 102, 103,…
• Nghe – gọi nhiều cuộc đồng thời: Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng.
• Lời chào tự động IVR: Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm chỉ với lời chào được cài tự động. Linh hoạt kịch bản phù hợp với doanh nghiệp.
• Phân phối cuộc gọi ACD: Cuộc gọi của khách sẽ được điều phối thông minh tới đúng phòng/ban. Có nhiều chế độ đổ chuông.
• Ghi âm: Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm trong 12 tháng. Thao tác nghe File dễ như nghe nhạc.
• API tích hợp phần mềm: Giải quyết tất cả nhu cầu nghe – gọi qua CRM, ERP,… Tự động lưu thông tin khách hàng trên hệ thống và hiển thị cho lần gọi kế tiếp.
• Tích hợp nhiều đầu số: Doanh nghiệp sở hữu cùng lúc nhiều số hotline 1900, 1800, điện thoại cố định, điện thoại di động.
• Bên cạnh đó là nhiều tính năng khác như nhạc chờ, rước máy, chuyển máy, quản lý báo cáo thống kê cuộc gọi,…

Nếu bạn quan tâm đến lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ dựa trên các công nghệ này, BUSS CALL có thể cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại Analog và tổng đài điện thoại IP. Chúng tôi cung cấp các tính năng và giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm gọi nội bộ, hội nghị điện thoại, tích hợp dữ liệu và quản lý danh bạ.

 

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ tại BUSS CALL

Những tính năng tiêu biểu trên mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trước hết là giải quyết nhu cầu kết nối của doanh nghiệp với khách hàng. Sau đó là thỏa mãn liên lạc của các phòng, nhân viên trong nội bộ. Sau đây là 5 lợi ích bạn nhận được khi thuê giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ tại BUSS CALL

• Thứ nhất, bạn như đang sở hữu phòng vận hành kỹ thuật tại doanh nghiệp. Vì chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và xử lý sự cố (nếu có) 24/7, kể cả ngày lễ. Đội ngũ IT sau khi nhận ticket hỗ trợ sẽ có KPI về thời gian xử lý. Bạn chắc chắn sẽ được giải quyết yêu cầu trong thời gian sớm nhất.
• Thứ 2, đường truyền ổn định. Hệ thống máy chủ đặt tai Data center của VNPT đảm bảo độ ổn định. Ngoài ra, chúng tôi có 2 hệ thống back up để dự phòng.
• Thứ 3, cung cấp đầy đủ các tính năng tổng đài nội bộ và nâng cấp phần mềm miễn phí (nếu có)
• Thứ 4, giá cước thấp và ưu tiên chọn số hotline đẹp. VOIP24H là đại lý chính thức của 8 nhà mạng trên toàn quốc.
• Cuối cùng, doanh nghiệp mở rộng máy nhánh dễ dàng. Chỉ cần thông báo cho bộ phận kỹ thuật.

 

Chi phí tổng đài điện thoại nội bộ

 

Các bước triển khai tổng đài điện thoại nội bộ

Bước 1: Chọn và mua đầu số với nhà mạng

(Các doanh nghiệp đã có số điện thoại thì sẽ bỏ qua bước này)

Đối với các doanh nghiệp chưa có số liên lạc hoặc số liên lạc chưa đẹp. Thì có thể chọn đầu số hotline như đầu số 1900, 1800, đầu số điện thoại bàn,… Để chọn và mua số, bạn cần cung cấp cho nhà mạng giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên nếu cơ sở chưa có giấy phép kinh doanh, VOIP24H sẽ có phương án hỗ trợ bạn.

Bước 2: Làm hợp đồng thuê tổng đài điện thoại nội bộ với tổng đài ảo BUSS CALL

Tùy vào nhu cầu của các bạn, chúng tôi sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp.

Bước 3: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Sau khi số Hotline đã được kết nối với nhà mạng các bạn cần có thiết bị để gọi điện thoại. Doanh nghiệp hãy linh hoạt chọn thiết bị đầu cuối là phần cứng hoặc phần mềm.

Phần cứng: điện thoại bàn có kết nối Internet, tai nghe máy tính,…

Phần mềm: sử dụng App cài trên điện thoại hoặc máy tính.

 

Case study – Tình huống thực tế về tổng đài điện thoại nội bộ 

Case Study 1: Nhu cầu doanh nghiệp sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Doanh nghiệp ABC là một công ty bán lẻ đang phát triển nhanh chóng và mở rộng quy mô kinh doanh. Họ đã nhận thấy nhu cầu cần thiết một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ để tăng cường khả năng tương tác và quản lý trong công việc hàng ngày. Một số vấn đề mà doanh nghiệp ABC đang đối diện bao gồm:

• Khó khăn trong việc liên lạc giữa các phòng ban: Với quy mô mở rộng, việc gọi điện nội bộ giữa các phòng ban trở nên khó khăn và gây mất thời gian. Điều này gây ảnh hưởng đến tốc độ làm việc và hiệu suất của nhân viên.
• Thiếu tính linh hoạt và tích hợp: Doanh nghiệp ABC muốn có một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ linh hoạt và tích hợp với các công nghệ khác như email, tin nhắn và các ứng dụng khác để tăng cường khả năng tương tác và quản lý.

Giải pháp: Doanh nghiệp ABC đã quyết định triển khai tổng đài điện thoại IP để đáp ứng nhu cầu của mình. Tổng đài điện thoại IP cung cấp tính năng linh hoạt, cho phép gọi nội bộ dễ dàng và hội nghị điện thoại, đồng thời tích hợp được với các dịch vụ trực tuyến và ứng dụng khác. Điều này giúp doanh nghiệp ABC nâng cao hiệu suất làm việc, tăng cường tương tác và quản lý trong công việc hàng ngày.

Case Study 2: Khó khăn và giải pháp trong việc sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Doanh nghiệp XYZ là một công ty vừa và nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Họ đã sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ truyền thống nhưng gặp phải một số khó khăn như sau:

• Hạn chế tính năng: Tổng đài điện thoại truyền thống không cung cấp đầy đủ tính năng và khả năng tương tác cần thiết để quản lý dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả. Họ gặp khó khăn trong việc chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi và quản lý danh bạ.
• Sự phức tạp và hạn chế mở rộng: Hệ thống tổng đài truyền thống phức tạp trong việc cài đặt và mở rộng, gây khó khăn cho doanh nghiệp XYZ khi muốn mở rộng quy mô kinh doanh và tăng cường khả năng tương tác.

Giải pháp: Doanh nghiệp XYZ đã quyết định nâng cấp hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ lên một tổng đài điện thoại IP-PBX. Công nghệ IP-PBX cung cấp các tính năng tiên tiến như chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, hội nghị điện thoại và tích hợp dữ liệu. Đồng thời, nó cũng dễ dàng mở rộng và tích hợp với các dịch vụ trực tuyến khác, giúp doanh nghiệp XYZ quản lý dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả và tăng cường khả năng tương tác trong công việc hàng ngày.

Trên đây là hai case study về tình huống thực tế liên quan đến tổng đài điện thoại nội bộ. Qua các tình huống này, nhận thấy rằng các giải pháp dựa trên công nghệ IP như tổng đài điện thoại IP hoặc IP-PBX có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa khả năng tương tác và quản lý, đồng thời giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp đang đối diện.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Tìm hiểu thêm:

• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname cho doanh nghiệp
• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Buss Tele