Lắp đặt tổng đài nội bộ trong doanh nghiệp có nhiều văn phòng

Trong một môi trường văn phòng làm việc, việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là cần thiết. Nó cho phép nhân viên trong công ty liên lạc với nhau một cách thuận tiện hơn, cũng như tăng tính linh hoạt trong công việc. Tuy nhiên, để đảm bảo độ linh hoạt và hiệu quả cao. Cần có một số lưu ý để lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng làm việc.

Khái niệm tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là hệ thống điện thoại nội bộ được cài đặt trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để kết nối các điện thoại trong cùng một mạng nội bộ. Tổng đài này thường được sử dụng để giúp cho việc liên lạc trong tổ chức hoặc doanh nghiệp được thuận tiện và nhanh chóng hơn. Tổng đài nội bộ có thể được cài đài hoặc dựng lên tại một nơi cụ thể trong tổ chức hoặc doanh nghiệp hoặc sử dụng các dịch vụ điện thoại chung với một nhà cung cấp dịch vụ điện thoại.

Hiện tại trên thị trường có hai loại tổng đài để doanh nghiệp lắp đặt tổng đài nội bộ cho văn phòng làm việc của mình. Đó là tổng đài truyền thống và tổng đài ảo.

Khái niệm tổng đài truyền thống:

Tổng đài truyền thống là hệ thống tổng đài điện thoại được thiết kế để kết nối các điện thoại thông qua dây cáp đồng trục hoặc cáp xoắn đôi. Tổng đài này cho phép quản lý các cuộc gọi đi và đến của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Khái niệm tổng đài ảo: 

Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài trực tuyến được đặt trên đám mây sử dụng các kỹ thuật internet để kết nối các cuộc gọi. Tổng đài ảo được sử dụng để quản lý các cuộc gọi đi và đến của một tổ chức hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả. Người dùng có thể truy cập vào tổng đài ảo từ mọi nơi. Với kết nối internet và dễ dàng tuỳ chỉnh các tính năng phù hợp với nhu cầu của họ. Ví dụ như: kịch bản ghi âm lời chào, nghe – gọi đồng thời, xem lại lịch sử cuộc gọi,…

Lắp đặt tổng đài nội bộ nên sử dụng loại tổng đài nào? 

Xem thêm: Tổng đài nội bộ – nên mua hay thuê? 

Tổng đài ảo và tổng đài truyền thống là hai loại tổng đài điện thoại cơ bản mà doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Dưới đây là sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống.

Cách thức hoạt động

Tổng đài truyền thống chủ yếu dựa trên việc dùng dây cáp hoặc các thiết bị đầu cuối như điện thoại để kết nối các cuộc gọi nội bộ hoặc bên ngoài. Trong khi đó tổng đài ảo kết kết nối các cuộc gọi thông qua internet qua các ứng dụng trên điện thoại, máy tính hoặc thiết bị cầm tay. Do đó, tổng đài ảo có tính linh hoạt và khả năng truy cập từ mọi nơi mà có kết nối internet

Các tính năng

Tổng đài ảo có nhiều tính năng thực tế, cho phép doanh nghiệp tuỳ chỉnh và đáp ứng nhu cầu của họ. Có thể kể đến như quản lý cuộc gọi đến trong lịch sử cuộc gọi, lưu giữ data khách hàng, nghe lại file ghi âm, nghe – gọi nhiều cuộc gọi đồng thời, tích hợp crm quản lý quan hệ khách hàng, tích hợp voice – sms brandname – hiển thị tên doanh nghiệp khi gọi điện hoặc nhắn tin,…

Đối với tổng đài truyền thống, các tính năng có thể bị giới hạn bởi hệ thống phần cứng. Mặc dù các tính năng vẫn có thể được tuỳ chỉnh bằng cách cài đặt các phần mềm và phụ kiện đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phải có IT để vận hành tổng đài truyền thống khi cần cài đặt tính năng mới hay sửa lỗi hệ thống tổng đài.

Bảo mật và ổn định

Hệ thống tổng đài ảo thường đáp ứng nhu cầu bảo mật, cho phép doanh nghiệp quản lý và kiểm soát các cuộc gọi đến và đi. Bằng cách giới hạn quyền truy cập của người sử dụng, chặn số điện thoại không mong muốn và theo dõi cuộc gọi.

Đối với tổng đài truyền thống, các cuộc gọi có thể bị tấn công bất kỳ lúc nào. Do đó cần cài đặt các bức tường lửa và phần mềm an ninh để giữ thông tin cuộc gọi an toàn.

Xem thêm: Tổng đài truyền thống và tổng đài ảo – sự khác biệt?

Các bước lắp đặt tổng đài nội bộ 

Xác định nhu cầu sử dụng

Trước khu bắt đầu lắp đặt tổng đài điện thoại, bạn cần phải xác định mục đích sử dụng của nó. Điều này giúp cho bạn có thể lựa chọn được tổng đài điện thoại phù hợp với nhu cầu của công ty của mình. Vì vậy, trước khi mua một tổng đài điện thoại. Bạn cần phải tìm hiểu các tính năng cơ bản, hiệu suất và độ tin cậy của sản phầm để đáp ứng được nhu cầu của công ty.

Lựa chọn loại tổng đài nội bộ phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu sử dụng. Bạn cần phải lựa chọn loại tổng đài điện thoại phù hợp. Hiện nay, có 2 loại tổng đài điện thoại phổ biến nhất là tổng đài truyền thông và tổng đài ảo. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ các tính năng của từng loại để có thể lựa chọn được sản phẩm phù hợp với yêu cầu của công ty.

Xác định số lượng và vị trí cần lắp đặt

Sau khi đã chọn được loại tổng đài điện thoại phù hợp. Bạn cần xác định tổng số lượng và vị trí các điểm lắp đặt. Điều này giúp cho bạn có thể triển khai hệ thống tổng đài hiệu quat nhất, tránh tính trạng lãng phí hoặc không đủ số lượng điểm lắp đặt.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Bạn cần phải lựa chọn các thiết bị đầu cuối phù hợp để có thể đáp ứng mọi nhu cầu làm việc của nhân viên trong công ty. Các thiết bị đầu cuối bao gồm điện thoại bàn, điện thoại di động, IP phone, smartphone… Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp.

Đảm bảo đường truyền internet ổn định

Cuối cùng, đối với các tổng đài điện thoại sử dụng IP, đường truyền internet ổn định là điều cực kì quan trọng. Bạn cần đảm bảo rằng đường truyền internet phải đủ tốc độ và ổn định để hệ thống tổng đài điện thoại có thể hoạt động một cách bền vững và đáp ứng được nhu cầu của công ty.

Tạm kết

Để tổng kết lại, đây là vài lưu ý cần phải lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng làm việc bao gồm xác định mục đích sử dụng, lựa chọn loại tổng đài phù hợp, xác định số lượng và vị trí cần lắp đặt, lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp và đảm bảo đường truyền internet ổn định. Tất cả những lưu ý này đều có thể giúp bạn triển khai hệ thống tổng đài hiệu quả nhất cho công ty của mình.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn