NHỮNG LOẠI HÌNH GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH PHỔ BIẾN

Trong kinh doanh, giao tiếp đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Việc hiểu rõ và sử dụng hiệu quả các loại hình giao tiếp không chỉ giúp doanh nghiệp truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chính xác, mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin về những loại hình giao tiếp trong kinh doanh phổ biến hiện nay. 

Giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Giao tiếp là nhu cầu thiết yếu của con người, thể hiện qua hành vi và quá trình trao đổi, nhận thức, đánh giá, và tương tác lẫn nhau. 

Giao tiếp trong kinh doanh có thể hiểu là sự kết nối và tương tác giữa các cá nhân trong mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kinh doanh. Đây là quá trình thu nhận, trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan như nhân viên, khách hàng, đối tác, và nhà cung cấp, nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh. Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh giúp đảm bảo rằng các thông điệp được truyền đạt rõ ràng, mọi người hiểu và đồng thuận với các quyết định, từ đó tạo ra sự hợp tác và phối hợp tốt hơn.

Giao tiếp trong kinh doanh bao gồm hai hình thức chính: giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ.

• Giao tiếp ngôn ngữ: Đây là hình thức giao tiếp thông qua lời nói và chữ viết. Trong môi trường kinh doanh, giao tiếp ngôn ngữ rất quan trọng, vì nó giúp truyền đạt thông tin một cách cụ thể và rõ ràng. Các cuộc họp, email, báo cáo, thuyết trình, và đàm phán đều là những ví dụ điển hình của giao tiếp ngôn ngữ trong kinh doanh.
• Giao tiếp phi ngôn ngữ: Đây là hình thức giao tiếp thông qua cử chỉ, ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt. Giao tiếp phi ngôn ngữ bổ sung và tăng cường cho giao tiếp ngôn ngữ, giúp người tham gia hiểu rõ hơn về cảm xúc và thái độ của nhau. Trong kinh doanh, giao tiếp phi ngôn ngữ có thể ảnh hưởng đến sự tin tưởng và uy tín giữa các bên, từ đó tác động đến kết quả của các tương tác kinh doanh.

Các loại hình giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp hướng lên (Upward communication)

Giao tiếp hướng lên là loại hình giao tiếp từ cấp dưới lên cấp trên trong tổ chức. Bao gồm các báo cáo, ý kiến phản hồi, yêu cầu, và các thông tin khác mà nhân viên gửi lên cho quản lý hoặc lãnh đạo cấp cao.

Mục đích:

• Cung cấp thông tin cần thiết để lãnh đạo có thể ra quyết định đúng đắn.
• Thúc đẩy sự minh bạch và tin tưởng giữa các cấp bậc trong doanh nghiệp.
• Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào quá trình quản lý và cải thiện môi trường làm việc.

Lợi ích:

• Giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về tình hình thực tế tại các cấp dưới.
• Khuyến khích sự sáng tạo và đưa ra ý tưởng mới từ nhân viên.
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên khi họ cảm thấy ý kiến của mình được lắng nghe và trân trọng.

Giao tiếp hướng xuống (Downward communication/Managerial communication)

Giao tiếp hướng xuống là loại hình giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới trong tổ chức. Bao gồm các chỉ thị, thông báo, hướng dẫn, và các thông tin cần thiết khác từ quản lý đến nhân viên.

Mục đích:

• Truyền đạt mục tiêu, chiến lược và kế hoạch của tổ chức.
• Hướng dẫn, giải thích nhiệm vụ và phân công công việc cho nhân viên.
• Đảm bảo nhân viên hiểu rõ các chính sách, quy định và quy trình của công ty.

Lợi ích:

• Giúp đảm bảo sự nhất quán và đồng bộ trong toàn bộ tổ chức.
• Tăng cường sự kiểm soát và điều hành hiệu quả của quản lý.
• Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức.

Giao tiếp ngang hàng (Lateral communication/Technical communication)

Giao tiếp ngang hàng là loại hình giao tiếp giữa các nhân viên cùng cấp bậc hoặc giữa các phòng ban khác nhau trong tổ chức. Bao gồm sự hợp tác, trao đổi thông tin và phối hợp công việc giữa các bộ phận.

Mục đích:

• Tăng cường sự phối hợp và hợp tác giữa các phòng ban.
• Chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm giữa các nhân viên.
• Hỗ trợ lẫn nhau trong việc giải quyết các vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ.

Lợi ích:

• Tạo ra môi trường làm việc thân thiện và hợp tác.
• Giúp phát hiện và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
• Tăng cường hiệu quả làm việc nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.

Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp

Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp là loại hình giao tiếp trong kinh doanh phổ biến: như giữa doanh nghiệp và các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và cộng đồng bên ngoài.

Mục đích:

• Quảng bá hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp ra bên ngoài.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.
• Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của doanh nghiệp cho công chúng.

Lợi ích:

• Tăng cường sự tin tưởng và tín nhiệm từ khách hàng và đối tác.
• Mở rộng mạng lưới kinh doanh và tạo ra cơ hội hợp tác mới.
• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cải thiện sản phẩm và dịch vụ.

Tạm kết

Ngày nay, các doanh nghiệp đã và đang áp dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả liên lạc. Một trong những giải pháp quan trọng là hệ thống tổng đài, giúp cải thiện giao tiếp toàn diện:

• Liên lạc nội bộ: Hệ thống tổng đài giúp các phòng ban kết nối nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và kịp thời.
• Liên lạc với khách hàng: Tổng đài hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu, phản hồi từ khách hàng một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng, cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Liên lạc với đối tác: Giúp duy trì và phát triển mối quan hệ với đối tác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và phát triển kinh doanh.

Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh – Buss Call, đã hơn 1000+ doanh nghiệp tin dùng. Dưới đây là một số tính năng nổi bật:

• Tích hợp nút gọi trên website hoặc ứng dụng di động, giúp khách hàng dễ dàng liên hệ với bộ phận CSKH chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như tổng đài, Facebook, Zalo OA, email… trên một nền tảng duy nhất để CSKH có thể phản hồi kịp thời.
• Tự động phân phối cuộc gọi và tin nhắn từ website, Fanpage, OA cho nhân viên tiếp nhận theo quy định.
• Tự động gọi đi hoặc gửi tin nhắn/sms/email đến khách hàng để xác nhận thông tin đặt hàng, thông báo chương trình khuyến mãi…
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử cuộc gọi, file ghi âm và quản lý thông minh bằng phiếu ghi.
• Cung cấp các chỉ số về hiệu suất hoạt động của tổng đài và báo cáo trực quan tại mọi thời điểm, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá.

 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn