NÂNG TẦM TƯ VẤN DU HỌC VỚI GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO THÔNG MINH

Trong lĩnh vực tư vấn du học, việc chăm sóc khách hàng kịp thời và hiệu quả là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công. Để đáp ứng nhu cầu kết nối và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp tổng đài ảo thông minh. Đây không chỉ là công cụ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại trải nghiệm tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Tổng đài ảo chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tư vấn du học nâng tầm và khẳng định vị thế trên thị trường.

Vai trò của tổng đài ảo trong ngành tư vấn du học

Thị trường tư vấn du học đang phát triển mạnh mẽ, minh chứng rõ ràng qua những con số ấn tượng. Theo báo cáo từ ICEF Monitor, số lượng du học sinh toàn cầu đã đạt khoảng 5,6 triệu người vào năm 2021 và dự kiến sẽ tăng lên 7-8 triệu vào năm 2030. Các quốc gia phát triển như Mỹ, Anh, Úc, Canada và các nước châu Âu tiếp tục là những điểm đến hàng đầu, thu hút hàng trăm nghìn học sinh, sinh viên mỗi năm. Chẳng hạn, theo số liệu của Open Doors, Mỹ đã đón nhận 914.000 du học sinh trong năm 2022, trong khi con số này ở Úc là 480.092, tăng 19% so với cùng kỳ năm trước.

Sự cạnh tranh giữa các đơn vị tư vấn du học cũng trở nên gay gắt hơn. Hiện tại, ước tính có khoảng 3.000 công ty tư vấn du học đang hoạt động tại Việt Nam, điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải liên tục cải thiện dịch vụ của mình để có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Khách hàng ngày càng có yêu cầu cao hơn về chất lượng dịch vụ. Theo nghiên cứu của Salesforce, 66% khách hàng mong đợi các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tức thì và 85% muốn tương tác trên nhiều kênh khác nhau. Không chỉ mong muốn được cung cấp thông tin đầy đủ, họ còn đòi hỏi sự tương tác nhanh chóng, hỗ trợ liên tục 24/7.

Trong bối cảnh đó, tổng đài ảo trở thành công cụ thiết yếu giúp các doanh nghiệp tư vấn du học đáp ứng những kỳ vọng ngày càng cao về tương tác và chăm sóc khách hàng. Theo thống kê từ Gartner, việc áp dụng hệ thống tổng đài ảo có thể giúp tăng 25-30% hiệu suất làm việc của tư vấn viên và tiết kiệm 40-60% chi phí vận hành so với hệ thống tổng đài truyền thống.

Xem thêm: Tổng đài ảo đổi mới hệ thống liên lạc trong Giáo Dục

Lợi ích của tổng đài ảo đối với tư vấn du học

Hỗ trợ tư vấn đa kênh (Hotline, SMS, email, Fanpage, Zalo OA).

Trong ngành tư vấn du học, khách hàng mong muốn tiếp cận thông tin qua nhiều kênh khác nhau để thuận tiện và linh hoạt trong giao tiếp. Tổng đài ảo cung cấp giải pháp đa kênh tích hợp, giúp doanh nghiệp tư vấn du học hỗ trợ khách hàng thông qua các nền tảng như hotline, SMS, email, Fanpage, và Zalo OA, doanh nghiệp giữ liên lạc liên tục với sinh viên và phụ huynh, đảm bảo rằng mọi thắc mắc đều được giải đáp một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn nữa, tính năng này giúp tư vấn viên theo dõi và quản lý các cuộc trò chuyện từ nhiều kênh trên một giao diện duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả làm việc.

Lưu trữ và quản lý thông tin sinh viên tiềm năng.

Thông tin về sinh viên tiềm năng như tên, số điện thoại, lịch sử tư vấn, nhu cầu học tập đều được hệ thống hóa và lưu trữ an toàn. Tư vấn viên có thể dễ dàng truy xuất thông tin khi cần, từ đó cung cấp dịch vụ tư vấn cá nhân hóa và chính xác hơn. Khả năng theo dõi lịch sử giao tiếp với từng khách hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu của sinh viên, đưa ra những gợi ý phù hợp về chương trình học, học bổng và thủ tục du học, từ đó tăng khả năng chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Quản lý tư vấn từ xa, tư vấn học bổng và các khóa học.

Với sự hỗ trợ của nền tảng đám mây, nghe – gọi thông qua nhiều thiết bị (PC, Tablet, Laptop, App Smartphone), tư vấn viên có thể làm việc ở bất cứ đâu mà vẫn duy trì chất lượng tư vấn chuyên nghiệp. Đặc biệt hữu ích trong bối cảnh các công ty tư vấn du học cần linh hoạt trong quá trình làm việc với sinh viên quốc tế ở các múi giờ khác nhau. Khả năng quản lý hiệu quả này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Xem thêm: Ứng dụng gọi thoại giúp doanh nghiệp bùng nổ doanh số

Gọi tự động để nhắc lịch phỏng vấn và nộp hồ sơ.

Tổng đài ảo với tính năng gọi tự động (Auto Call) giúp nhắc nhở sinh viên về các mốc thời gian quan trọng như lịch phỏng vấn, hạn chót nộp hồ sơ và thủ tục visa. Sử dụng công nghệ gọi tự động không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho tư vấn viên mà còn đảm bảo rằng sinh viên không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội quan trọng nào trong quá trình xin du học, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Xem thêm: Gọi tự động cho ngành Giáo Dục – X5 hiệu suất 

Buss Call – Giải pháp tổng đài nâng tầm tư vấn du học

Buss Call tự hào mang đến giải pháp tổng đài điện thoại ảo tiên tiến, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các trung tâm tư vấn du học. Hệ thống này tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp tối ưu hóa quá trình liên lạc, quản lý sinh viên tiềm năng và nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn du học.

Một số tính năng nổi bật:

• Hệ thống IVR tự động hướng dẫn sinh viên qua các tùy chọn, giảm tải cho nhân viên và xử lý cuộc gọi nhanh chóng, đặc biệt trong các mùa cao điểm tuyển sinh.
• Tích hợp CRM giúp theo dõi và quản lý toàn bộ lịch sử liên lạc, thông tin sinh viên tiềm năng để cung cấp dịch vụ tư vấn cá nhân hóa, từ chọn trường đến xin học bổng.
• Tư vấn đa kênh qua Hotline, Zalo, Facebook, SMS, đảm bảo mọi thắc mắc của sinh viên và phụ huynh đều được giải đáp kịp thời, tạo sự linh hoạt và tiện lợi.
• Dễ dàng mở rộng khi trung tâm mở thêm văn phòng mới hoặc tuyển dụng thêm tư vấn viên, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
• Hệ thống Ticket quản lý hiệu quả các yêu cầu tư vấn từ lúc tiếp nhận đến khi xử lý xong, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào trong quá trình tư vấn du học.
• Ghi âm cuộc gọi, lưu trữ hội thoại giúp đào tạo nhân viên, xử lý các tình huống phức tạp và cải thiện chất lượng tư vấn, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho sinh viên.

Buss Call giúp các trung tâm tư vấn du học dễ dàng kết nối và hỗ trợ sinh viên toàn diện hơn, từ giai đoạn tìm hiểu đến khi hoàn tất hồ sơ du học.

Kết luận

Tổng đài ảo là giải pháp hiệu quả giúp các trung tâm tư vấn du học nâng cao khả năng tư vấn và chăm sóc khách hàng. Với tính năng linh hoạt và chi phí tiết kiệm, tổng đài ảo giúp tối ưu hóa hoạt động, tăng trải nghiệm khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh trong ngành tư vấn du học đầy tiềm năng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn