TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ – NÊN MUA HAY THUÊ? 

Điện thoại nội bộ là thiết bị quan trọng trong mỗi doanh nghiệp giúp liên lạc giữa các chi nhánh, các phòng ban trong công ty và liên lạc đến khách hàng. Xây dựng hệ thống điện thoại nội bộ chuyên nghiệp sẽ tối ưu hóa bài toán vận hành và chi phí quản lý doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ mang đến chi tiết cách triển khai khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ.

Khi nào cần phải lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ?

Những lý do nêu sau doanh nghiệp hãy suy nghĩ có nên lắp đặt tổng đài nội bộ:

• Doanh nghiệp vừa thành lập, đang cần xây dựng kênh liên lạc.
• Nhu cầu gọi điện trong giữa nhân viên, các phòng ban cao.
• Tổng đài đang sử dụng thường xuyên gặp vấn đề, kết nối bị lỗi, quá ít tính năng,…
• Cần tìm các thiết bị đầu cuối chất lượng tốt để đảm bảo nghe – gọi hiệu quả.
• Doanh nghiệp thường xuyên phải liên hệ với khách hàng.

Các công nghệ tổng đài nội bộ dành cho doanh nghiệp

Hiện tại đang có song song 2 công nghệ tổng đài là công nghệ Analog và công nghệ Voip. Hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm. Từ đó chọn ra công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lắp Đặt Tổng đài điện thoại Analog

Đây là công nghệ xuất hiện từ 20 năm trước. Vì xuất hiện đã lâu và không được cải tiến nên mang những hạn chế sau:

• Lắp đặt cồng kềnh: Bạn phải mua tổng đài cứng. Sau đó từ tổng đài nối đường dây cáp đến các máy điện thoại con.
• Chỉ kết nối trong 1 phòng. Nếu công ty có nhiều phòng/ ban thì phải mua nhiều cục tổng đài.
• Tính năng hạn chế: gọi nội bộ, gọi ra, gọi vào.
• Mở rộng khó khăn: Mỗi loại tổng đài có một cấu hình sẵn khi vượt qua cấu hình này thì việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn. Ví dụ ban đầu công ty có 10 người cần 10 cái điện thoại nội bộ sau này phát sinh thêm 2 nhân viên mới thì phải nối thêm đường dây. Thậm chí là mua mới cục tổng đài. Gây lãng phí và tốn kém.

Ngày trước, chúng ta chỉ cần dùng điện thoại khi có nhu cầu gọi cho ai đó. Nhưng với sự phát triển của cuộc sống. Nhu cầu liên lạc được mở rộng hơn như ghi âm cuộc gọi, nhạc chờ, gọi đàm thoại cùng lúc 3 máy nhánh,… Những điều này sẽ không thể giải quyết được nếu bạn không dùng công nghệ Analog.

Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại IP 

Tổng đài điện thoại IP hay còn gọi Voip là viết tắt của “Voice-over-internet-protocol”. Đây là giao thức điện thoại qua internet. Chính nhờ đặc điểm này mà tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn Analog rất nhiều. Đặc biệt là tổng đài có thể lắp đặt ở mọi vị trí trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian ngắn.

Doanh nghiệp nên mua hay thuê hệ thống tổng đài điện thoại IP

Mua hệ thống tổng đài IP

Phương án này Doanh nghiệp được chủ động trong tất cả mọi việc quản trị, chỉ chi trả cho lần đầu tư thiết bị và được sử dụng hệ thống lâu dài và không mất tiền thuê bao hàng tháng. Hệ thống không có sự can thiệp từ bên thứ 3 nên đảm bảo được tính bảo mật.

Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải đầu tư toàn bộ mọi thiết bị từ Tổng đài IP, điện thoại IP, hệ thống kết nối, thiết bị chuyển đối (nếu có), các licenses nâng cấp… Đây là chi phí khá lớn đối với Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp buộc phải bổ sung nguồn lực và ngân sách cho đội ngũ vận hành, bảo dưỡng, bảo trì để đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt. Để đảm bảo hệ thống được cập nhật mới thì sẽ phải phụ thuộc vào trình độ chuyên môn IT tại Doanh nghiệp.

Thuê hệ thống tổng đài IP 

Với phương án này, chúng ta hoàn toàn có thể có những lợi ích sau:

• Triển khai nhanh chóng dễ dàng, chi phí đầu tư ban đầu thấp, không mất nhiều tiền cho việc đầu tư thiết bị
• Quản trị hệ thống đều nằm ở bên thứ 3, không cần phải tốn chi phí nhân sự để vận hành hệ thống.
• Không lo về việc bảo trì, bảo dưỡng, khấu hao thiết bị.
• Có đội ngũ nâng cấp các tính năng của hệ thống tổng đài, đảm bảo hoạt động xuyên suốt.

Vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng tổng đài nội bộ tại Buss Call? 

Hệ thống tổng đài thông minh Buss Call đơn giản – tiết kiệm 

• Không đòi hỏi hạ tầng phức tạp: chỉ cần có mạng internet, wifi là triển khai được.
• Không giới hạn vùng địa lý: một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau.
• Gọi nội bộ miễn phí bằng các số máy nhánh 101, 102, 103, …
• Nghe – gọi nhiều cuộc đồng thời: Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng.
• Lời chào tự động IVR: Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm chỉ với lời chào được cài tự động. Linh hoạt kịch bản phù hợp với doanh nghiệp.
• Phân phối cuộc gọi ACD: Cuộc gọi của khách sẽ được điều phối thông minh tới đúng phòng/ban. Có nhiều chế độ đổ chuông.
• Ghi âm: Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm trong 12 tháng. Thao tác nghe File dễ như nghe nhạc.
• API tích hợp phần mềm: Giải quyết tất cả nhu cầu nghe – gọi qua CRM, ERP… Tự động lưu thông tin khách hàng trên hệ thống và hiển thị cho lần gọi kế tiếp.
• Tích hợp nhiều đầu số: Doanh nghiệp sở hữu cùng lúc nhiều số hotline 1900, 1800, điện thoại cố định, điện thoại di động.
• Bên cạnh đó là nhiều tính năng khác như nhạc chờ, rước máy, chuyển máy, quản lý báo cáo thống kê cuộc gọi,…

Hệ thống tổng đài thông minh Buss Call hỗ trợ khách hàng 24/7

Hệ thống tổng đài thông minh Buss Call hỗ trợ khách hàng 24/7 kể cả vào những dịp lễ, tết và ngoài ra có loại hỗ trợ khác có thể kể đến như: hỗ trợ từ xa 24/7; bảo trì định kỳ; backup dữ liệu, hệ thống; cập nhật phần mềm và các ứng dụng hỗ trợ.

Các bước triển khai tổng đài điện thoại nội bộ tại Buss Call

Bước 1: Chọn và mua đầu số với nhà mạng

Hiện tại có các loại đầu số sau: 

• Nhóm hotline có thể vừa nhận cuộc gọi vừa gọi ra: đầu số cố định (hay còn gọi là điện thoại bàn như: 024, 028…)
• Nhóm hotline chỉ nhận cuộc gọi: bao gồm đầu số 1800/1900

Bước 2: Làm hợp đồng thuê tổng đài điện thoại nội bộ 

Tùy vào nhu cầu của các bạn, chúng tôi sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp. Hiện tại ở Buss Call có 4 gói tổng đài ảo lần lượt là: PRO, BUSINESS, ENTERPRISE, ON – PREMISE. Để xem chi tiết về tính năng và bảng giá của từng loại, mời quý khách hàng truy cập vào website của chúng tôi. 

Bước 3: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Sau khi số Hotline đã được kết nối với nhà mạng các bạn cần có thiết bị để gọi điện thoại. Doanh nghiệp hãy linh hoạt chọn thiết bị đầu cuối là phần cứng hoặc phần mềm.

Phần cứng: điện thoại bàn có kết nối Internet, tai nghe máy tính,…

Phần mềm: sử dụng App cài trên điện thoại hoặc máy tính.

TẠM KẾT

Hệ thống tổng đài thông minh Buss Call là 1 giải pháp hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc kết nối với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo trên thị trường. Một trong số nhà cung cấp uy tín và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn đó là Buss Call. Buss Call có hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin sẽ mang lại những trải nghiệm tốt nhất, chân thực nhất cho khách hàng, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn