NHỮNG LƯU Ý KHI SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG
Trong bối cảnh công nghệ hiện đại không ngừng phát triển, tổng đài trả lời tự động đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả giao tiếp và quản lý thông tin của các doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, hệ thống này còn đảm bảo sự nhất quán và chuyên nghiệp trong dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, để tối ưu hóa lợi ích mà tổng đài trả lời tự động mang lại, các doanh nghiệp cần nắm vững một số lưu ý quan trọng trong quá trình triển khai và vận hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để bạn có thể sử dụng tổng đài trả lời tự động một cách hiệu quả và thông minh nhất.
Mục lục
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là một tính năng cơ bản và vô cùng hữu ích trong hệ thống tổng đài, giúp phân luồng khách hàng thông qua các phím bấm dựa trên nội dung của lời chào gọi. Chức năng này cho phép cuộc gọi được chuyển hướng một cách nhanh chóng và chính xác đến đúng bộ phận hoặc phòng ban liên quan để xử lý yêu cầu của khách hàng. Nguyên lý hoạt động của tổng đài trả lời tự động rất đơn giản và hiệu quả: khi khách hàng gọi điện đến tổng đài, họ sẽ nghe một đoạn ghi âm sẵn có bao gồm lời chào mừng và hướng dẫn thao tác trên bàn phím để chuyển hướng cuộc gọi theo nhu cầu của họ.
Ví dụ, đoạn ghi âm có thể như sau:
“Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
- Phím 1: phòng Kinh doanh
- Phím 2: phòng Kế toán
- Phím 3: phòng Nhân sự
- Phím 4: phòng Marketing
- Phím 0: gặp tổng đài viên
Xin cảm ơn.”
Xem thêm:
- Tầm quan trọng của hệ thống thoại tự động (IVR) đối với doanh nghiệp
- Vai trò của hệ thống thoại tự động trong doanh nghiệp
Lợi ý khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Doanh nghiệp chuyên nghiệp
Mọi cuộc gọi đều bắt đầu bằng một lời chào mừng được ghi âm sẵn, mang lại cảm giác chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng ngay từ lần liên lạc đầu tiên, đồng thời thể hiện rằng doanh nghiệp đã đầu tư vào công nghệ hiện đại để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Giảm tải công việc
Tổng đài trả lời tự động giúp giảm tải công việc cho nhân viên tổng đài và các bộ phận liên quan. Nhờ tính năng phân luồng cuộc gọi tự động, nhiều cuộc gọi được chuyển đến đúng phòng ban mà không cần sự can thiệp của tổng đài viên. Không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà còn giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, cải thiện năng suất làm việc.
Kết nối nhanh hơn
Khách hàng không cần phải chờ đợi lâu hoặc bị chuyển qua nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết vấn đề của mình. Chỉ cần bấm phím theo hướng dẫn, cuộc gọi sẽ được chuyển ngay đến bộ phận phụ trách. Không chỉ tiết kiệm thời gian cho khách hàng mà còn giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng tổng đài trả lời tự động giúp giảm tải công việc cho nhân viên tổng đài đồng nghĩa với việc giảm nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên. Ngoài ra, hệ thống này còn giúp giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả công việc, từ đó giảm chi phí vận hành. Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng tài nguyên một cách hiệu quả hơn, đầu tư vào các lĩnh vực khác để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh.
Lưu ý khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Lời chào ngắn gọn, rõ ràng
Lời chào không nên dài dòng vì dễ khiến khách hàng mất kiên nhẫn và có thể dẫn đến việc họ cúp máy trước khi được kết nối với bộ phận cần thiết. Một lời chào hiệu quả nên bao gồm tên công ty, cảm ơn khách hàng đã gọi, và hướng dẫn ngắn gọn về các phím bấm để chuyển hướng cuộc gọi.
Đảm bảo thông tin chính xác
Mặc dù hệ thống tổng đài tự động cho phép điều chỉnh thông tin dễ dàng, quá trình này có thể tốn thời gian và công sức. Do đó, việc đảm bảo thông tin chính xác ngay từ đầu sẽ giúp tránh các sai sót và giảm thiểu nhu cầu điều chỉnh liên tục.
Xem thêm: Phần mềm gọi tự động Auto Call giúp giảm 80% chi phí Telesales
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và những lưu ý quan trọng khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là một xu hướng mới, tối ưu hơn so với hình thức nhân viên trực tổng đài truyền thống. Hy vọng những thông tin trên sẽ mang lại nhiều kiến thức hữu ích cho Quý khách hàng. Ngoài ra, chúng tôi cũng đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo Buss Call, tích hợp tổng đài trả lời tự động, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và chuyên nghiệp hóa quy trình liên lạc.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
