NHỮNG VẤN ĐỀ LƯU Ý KHI ĐẦU TƯ TỔNG ĐÀI NỘI BỘ

Trong bối cảnh hiện đại hóa và toàn cầu hóa, việc nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Tổng đài nội bộ không chỉ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ liên lạc, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, việc đầu tư và triển khai một hệ thống tổng đài nội bộ không hề đơn giản và đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Những vấn đề lưu ý khi đầu tư tổng đài nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có, đồng thời đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả. 

Tổng đài nội bộ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Nhân viên làm việc từ xa

Công nghệ IP thông minh giúp nhân viên dễ dàng tự quản lý công việc và cung cấp thông tin chi tiết về cuộc gọi thông qua hệ thống báo cáo và thống kê. Điện thoại là công cụ giao tiếp chính, đảm bảo sự liên tục trong công việc và giải quyết các vấn đề nhanh chóng mà không cần gặp mặt trực tiếp. Sử dụng điện thoại giúp giảm thời gian di chuyển, cho phép nhân viên làm việc từ xa một cách tiện lợi.

Đảm bảo tính bảo mật cao

Cuộc gọi nội bộ giữa các thiết bị đầu cuối và tổng đài không tốn cước phí, giúp công ty quản lý chi phí hiệu quả hơn. Hệ thống tổng đài nội bộ đảm bảo tính bảo mật cao, tuân theo tiêu chuẩn ISO, mang lại sự yên tâm cho doanh nghiệp. Hệ thống này cũng giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự mà không cần lo lắng nhiều về các hoạt động kỹ thuật khác.

Tối ưu hoá hiệu suất CSKH

Khả năng xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc tối ưu hóa hiệu suất chăm sóc khách hàng, rút ngắn thời gian hỗ trợ. Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi giúp quản lý theo dõi hiệu suất nhân viên và cải thiện khi cần thiết. Sử dụng hệ thống tổng đài trên nền tảng cloud giảm chi phí phần cứng và không đòi hỏi đội ngũ IT riêng.

Tương tác đa kênh với khách hàng

Hệ thống báo cáo chi tiết cho phép quản lý theo dõi hiệu suất tổng đài từ xa. Ngoài ra, hỗ trợ tương tác với khách hàng qua nhiều kênh như Facebook, Zalo, live-chat, email, và kết nối thông tin khách hàng hiện có cùng lịch sử trao đổi để hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.

Những doanh nghiệp nên đầu tư tổng đài nội bộ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hệ thống tổng đài nội bộ lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân viên từ vài người đến hàng trăm người. Hệ thống này cung cấp các tính năng liên lạc chuyên nghiệp như chuyển tiếp cuộc gọi, theo dõi trạng thái của nhân viên, tổ chức cuộc họp và ghi âm cuộc gọi, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và giao tiếp nội bộ.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng ở các địa điểm khác nhau, hệ thống tổng đài nội bộ là giải pháp hoàn hảo. Giúp kết nối các văn phòng và nhân viên từ xa thông qua mạng nội bộ hoặc internet, tạo nên một hệ thống liên lạc thống nhất và liền mạch.

Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng

Những doanh nghiệp chuyên về dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như trung tâm hỗ trợ, khách sạn, và nhà hàng, có thể tận dụng hệ thống tổng đài nội bộ để quản lý và điều phối cuộc gọi từ khách hàng. Giúp cung cấp dịch vụ tốt hơn và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng thông qua việc cải thiện hiệu quả liên lạc và phản hồi.

Các doanh nghiệp quốc tế hoặc đa quốc gia

Hệ thống tổng đài nội bộ cũng rất hữu ích cho các doanh nghiệp quốc tế hoặc có hoạt động đa quốc gia. Không chỉ cải thiện liên lạc giữa các văn phòng và nhân viên ở các quốc gia khác nhau mà còn giảm chi phí gọi điện quốc tế, đồng thời tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc nhóm.

Doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính, bất động sản

Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính và bất động sản có thể tận dụng hệ thống tổng đài nội bộ để quản lý cuộc gọi từ khách hàng và cung cấp tư vấn dịch vụ một cách hiệu quả. Hệ thống này giúp các doanh nghiệp duy trì liên lạc mạch lạc, cải thiện quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Khi đầu tư tổng đài nội bộ cần lưu ý gì?

Trên thị trường ngày nay có hai loại tổng đài nội bộ phổ biến:

• Tổng đài nội bộ VoIP
• Tổng đài nội bộ Analog

Tổng đài nội bộ Analog

Tổng đài nội bộ Analog là công nghệ đã được phát triển từ khá lâu và hiện đang dần bị thay thế bởi công nghệ VoIP. Hiện nay, khá ít doanh nghiệp còn sử dụng tổng đài Analog do tính lỗi thời của nó. Dưới đây là một số đặc điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng tổng đài nội bộ Analog:

• Phức tạp: Hệ thống tổng đài Analog bắt buộc phải có đường dây mới có thể thực hiện được cuộc gọi, điều này làm cho quá trình lắp đặt và bảo trì trở nên phức tạp.
• Quản lý kém: Doanh nghiệp sẽ không thể ghi âm cuộc gọi và không thể đánh giá được hiệu quả làm việc của tổng đài này, gây khó khăn trong việc quản lý và giám sát chất lượng dịch vụ.
• Giá thành cao: Tổng đài Analog đòi hỏi nhiều trang thiết bị, và chi phí vận hành, bảo trì, quản lý thường cao hơn so với các giải pháp hiện đại khác.
• Hạn chế tính năng: Tổng đài Analog không thể tích hợp với các phần mềm bán hàng hay CRM, gây ra hạn chế trong việc đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên nâng cấp lên tổng đài ảo thông minh?

Tổng đài nội bộ VoIP

Chính vì những lý do này, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng các giải pháp tổng đài hiện đại hơn như VoIP, mang lại nhiều tiện ích và hiệu quả hơn trong công việc.

• Mở rộng máy nhánh không giới hạn: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng số lượng máy nhánh mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý, giúp nâng cao tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống.
• Tiết kiệm hạ tầng: VoIP có thể dễ dàng triển khai trên hạ tầng Internet hiện có, không yêu cầu đầu tư phức tạp. Chỉ cần có kết nối Internet, doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống tổng đài ngay lập tức.
• Chăm sóc khách hàng tốt hơn: Tổng đài ảo VoIP cho phép ghi âm các cuộc gọi của khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng nghe lại nhu cầu và phản hồi của khách hàng, cũng như lưu trữ cuộc gọi trong thời gian dài để cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Không giới hạn nền tảng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp VoIP với các phần mềm bên thứ ba như ERP, CRM, hay phần mềm quản lý bán hàng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
• Quản lý dễ dàng hơn: Hệ thống VoIP cung cấp khả năng thống kê và báo cáo chi tiết các cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, bao gồm cả cuộc gọi vào, gọi ra và gọi nội bộ. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Tổng đài ảo giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả

Tạm kết 

Bài viết trên đã cung cấp các thông tin cơ bản nhất về tổng đài nội bộ và những lưu ý quan trọng cần nhớ khi lắp đặt hệ thống này cho doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài nội bộ là một giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả giao tiếp, quản lý chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Trong bối cảnh này, phần mềm Buss Call là lựa chọn hàng đầu, cung cấp giải pháp tổng đài nội bộ tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Buss Call không chỉ nâng cao hiệu suất của đội ngũ telesales và bộ phận chăm sóc khách hàng mà còn mang lại nhiều lợi ích trong giao tiếp doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn