Quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Hiện nay, tổng đài ảo đã mang lại nhiều lợi ích và sự tiện lợi so với tổng đài truyền thống và đã trở thành một giải pháp phổ biến cho các doanh nghiệp muốn cải thiện quản lý và tương tác với khách hàng. Vậy tổng đài ảo là gì? và quy trình lắp đặt bao gồm các bước nào?

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại dựa trên đám mây, hoạt động thông qua mạng internet. Nó cho phép doanh nghiệp quản lý và điều khiển cuộc gọi đi và đến qua đầu số điện thoại. 

Khác với tổng đài truyền thống, khi lắp đặt tổng đài ảo không yêu cầu phần cứng tổng đài điện thoại mà thay vào đó chạy trên máy chủ ảo và được quản lý từ xa. Thông qua tích hợp công nghệ IP, điện thoại thông minh để xử lý cuộc gọi và cung cấp các tính năng linh hoạt như ghi âm, chuyển tiếp cuộc gọi, báo cáo – thống kê cuộc gọi. 

Ưu điểm của bao gồm chi phí thấp hơn, tính linh hoạt cao, tiết kiệm không gian và không yêu cầu kiến thức kỹ thuật phức tạp. Cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô hệ thống người dùng dễ dàng. 

 

Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Tính linh hoạt

Lắp đặt tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp bạn làm việc từ bất kỳ đâu với kết nối internet. Bạn có thể quản lý cuộc gọi và liên lạc với khách hàng từ văn phòng, nhà riêng hoặc bất kỳ địa điểm nào khác, giúp nâng cao tính linh hoạt và khả năng làm việc từ xa. 

Tiết kiệm chi phí

So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo có chi phí cài đặt và vận hành thấp hơn nhiều. Bạn không cần đầu tư vào phần cứng đắt tiền và chi trả cho bảo trì. Thay vào đó, bạn chỉ cần trả một mức phí hàng tháng dựa trên số lượng người dùng.

Mở rộng dễ dàng

Với tổng đài ảo bạn có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô hệ thống để phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp. Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng và tính năng mà không gặp rào cản kỹ thuật.

Tính chuyên nghiệp cao

Tổng đài ảo cung cấp các tính năng chuyên nghiệp như tự động gọi đi, ghi âm cuộc gọi, hội nghị trực tuyến và tích hợp CRM. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng khả năng tương tác và cải thiện quản lý cuộc gọi. 

Tăng khả năng phục vụ khách hàng

Tổng đài ảo giúp bạn tổ chức và quản lý cuộc gọi khách hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi, chuyển tiếp và phân phối cuộc gọi đến nhóm hoặc nhân viên phù hợp. Từ đó nâng cao khả năng phục vụ và hỗ trợ khách hàng. 

 

Quy trình lắp đặt tổng đài ảo tại Buss Call

Dưới đây là quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho mọi quý khách hàng tham khảo. Để lắp đặt tổng đài ảo sử dụng, doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 yếu tố sau: 

• Chọn đầu số: 1900/1800, đầu số cố định
• Thuê tổng đài ảo theo số lượng người dùng phù hợp 
• Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp. 

Chọn đầu số

Để một tổng đài có thể nghe hoặc gọi được thì yếu tố đầu tiên là phải có đầu số điện thoại để tích hợp vào tổng đài. Hiện tại có 3 loại đầu số chính để tích hợp vào tổng đài.

• Đầu số 1900: Người gọi vào tốn cước, đơn vị đăng ký được hưởng chiết khấu từ nhà mạng.
• Đầu số 1800: Người gọi vào được miễn phí, đơn vị đăng ký phải trả chi phí đó.
• Đầu số cố định: thường được các công ty làm số đại diện cho doanh nghiệp.

Thuê tổng đài

Trước khi thuê tổng đài ảo hãy xác định 3 mục sau:

• Số lượng nhân viên sử dụng tổng đài là bao nhiêu? 
• Có sử dụng API kết nối tổng đài với CRM, ERP không ?
• Chọn theo bảng giá tổng đài ảo để lựa chọn gói tổng đài phù hợp

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là thiết bị để nhân viên nhận cuộc gọi.

• Điện thoại IP (điện thoại bàn trên công nghệ internet): Phù hợp với những người không nghe gọi quá nhiều, nhân viên văn phòng.
• Điện thoại IP không dây : Trong lúc nghe điện thoại có thể di chuyển vì không bị hạn chế bởi dây điện thoại.
• Phần mềm softphone cài đặt trên máy tính: nghe gọi thông qua tai nghe call center
• Phần mềm softphone cài đặt trên điện thoại.

 

Tạm kết

Trên đây là toàn bộ về quy trình lắp đặt tổng đài ảo tại Buss Call, mời quý khách hàng tham khảo. Quy trình lắp đặt tổng đài ảo tại Buss Call diễn ra nhanh chóng, lưu ý rằng các bước lắp đặt ở trên bài có thể làm song song, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.

Dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo giúp cho mọi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số dễ dàng hơn rất nhiều. Giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng đơn giản hơn với mức chi phí hợp lý và đạt hiệu quả cao. 

Buss Call tự hào là đơn vị lắp đặt tổng đài ảo số 1 tại Việt Nam. Hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số từ tổng đài truyền thống sang sử dụng tổng đài ảo. Đảm bảo quá trình sales thuận lợi, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn