Tìm hiểu điểm khác nhau giữa tổng đài truyền thống và tổng đài ảo

Với sự phát triển của công nghệ như vũ bão trong kỷ nguyên số như hiện nay, việc các doanh nghiệp đưa dịch vụ tổng đài ảo vào trong hoạt động đã trở thành xu hướng, và đang dần thay thế phương pháp tổng đài truyền thống. Như vậy, tổng đài ảo là gì và điểm khác biệt so với tổng đài truyền thống là gì? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây của Buss Call để có thể hiểu rõ hơn.

Định nghĩa của hai loại tổng đài

1. Tổng đài ảo là gì?

Giải pháp sáng tạo của việc kết hợp tổng đài ảo và công cụ quản lý khách hàng (CRM) nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Điều này giúp nhân viên tổng đài quản lý cuộc gọi một cách thuận lợi hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trang bị hệ thống tổng đài truyền thống.

Dịch vụ tổng đài ảo được lưu trữ trên nền tảng đám mây trong máy chủ của doanh nghiệp. Do đó, thông tin liên lạc của khách hàng có thể được xử lý nhanh chóng. Hệ thống tổng đài ảo có khả năng tương tác với khách hàng cả trong và ngoài nước thông qua truy cập internet.

Trong giai đoạn chuyển đổi số, nhiều công ty đã chuyển sang sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Điều này là do có ngày càng nhiều khách hàng sử dụng các kênh kỹ thuật số để liên hệ với doanh nghiệp.

2. Định nghĩa về tổng đài truyền thống

Hệ thống tổng đài truyền thống là một hệ thống dựa trên phần cứng, trong đó dữ liệu chủ yếu được lưu trữ và xử lý trên các thiết bị cứng. Để duy trì hiệu suất, hệ thống tổng đài truyền thống thường đòi hỏi nâng cấp định kỳ, thường sau mỗi vài năm. Điều này gây ra chi phí bảo trì và nâng cấp phần cứng đáng kể.

Hệ thống tổng đài truyền thống yêu cầu các thành phần phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng truyền thông được kết nối với máy chủ của doanh nghiệp. Vì vậy, bộ phận Công nghệ thông tin phải đảm nhận trách nhiệm thiết lập, cài đặt, bảo trì và quản lý mọi thành phần từ máy chủ cho đến tai nghe và các thiết bị hỗ trợ hoạt động.

Xem thêm: Tổng đài Analog là gì?

 

Điểm khác nhau giữa tổng đài truyền thống và tổng đài ảo

1. Về chi phí đầu tư

Hệ thống tổng đài truyền thống bao gồm các thành phần sau:

1. Tổng đài điện thoại: Bao gồm bộ trung tâm xử lý dữ liệu, chuyển mạch cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại và tín hiệu số.
2. Đường trung kế: Là đường dây bưu điện kết nối từ nhà cung cấp dịch vụ điện thoại công cộng mà doanh nghiệp sử dụng.
3. Máy nhánh: Gồm các thiết bị như điện thoại bàn, điện thoại không dây, máy fax, máy in và các thiết bị trao đổi thông tin.
4. Hộp cáp: Được sử dụng để tập trung các dây tín hiệu, giúp nối các thiết bị đầu cuối và hỗ trợ việc bảo trì và bảo dưỡng.

Trong khi đó, với tổng đài ảo, tất cả các thành phần trên đã được tối ưu và xử lý để đạt hiệu suất tốt hơn. Để thiết lập tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần cài đặt phần mềm hoặc tìm một nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và kết nối với Internet/3G để sử dụng ngay.

2. Về chi phí vận hành

Tổng đài truyền thống có các chi phí vận hành như sau:

1. Chi phí nhân sự: Đòi hỏi nhân sự chuyên gia để quản trị hệ thống tổng đài.
2. Chi phí thuê hoặc đào tạo nhân viên tổng đài: Khi muốn thay đổi tính năng của hệ thống hoặc cấu hình máy nhánh.
3. Chi phí đầu tư và bảo trì: Đầu tư ban đầu cho các thiết bị tổng đài và các chi phí liên quan đến nâng cấp và bảo trì.

Dịch vụ tổng đài ảo không yêu cầu doanh nghiệp chi phí nhân sự lớn để quản trị hệ thống. Tất cả nhân viên có thể sử dụng và quản lý công việc chăm sóc khách hàng trên một phần mềm duy nhất với giá thành thấp hơn 50% so với tổng đài truyền thống.

3. Về tính năng

Tổng đài truyền thống chỉ có ba tính năng chính sau:

1. Tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.
2. Liên lạc và trao đổi nội bộ với chi phí thấp hơn.
3. Chuyển máy và xử lý cuộc gọi bằng cách đổ chuông trên một máy bất kỳ.

 

Dịch vụ tổng đài ảo không chỉ có những tính năng của tổng đài truyền thống mà còn được bổ sung thêm năm tính năng hoàn toàn mới và chất lượng:

1. Gọi và nhận cuộc gọi trực tiếp từ website hoặc ứng dụng di động, có thể trả lời cuộc gọi của khách hàng 24/7.
2. Quản lý chất lượng cuộc gọi thông qua lịch sử, ghi âm và nghe lại cuộc gọi.
3. Thống kê chi tiết về cuộc gọi để lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.
4. Tích hợp với nhiều phần mềm như quản lý khách hàng (CRM) và phần mềm marketing.
5. Không bị giới hạn số lượng cuộc gọi ra đồng thời tại một thời điểm.

 

Lựa chọn hệ thống tổng đài ảo của BUSS CALL tối ưu cho doanh nghiệp

Buss Call là một đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo dựa trên nền tảng điện toán đám mây cho doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài ảo của Buss Call được thiết kế để tối ưu hoạt động của các doanh nghiệp, mang lại hiệu quả cao và linh hoạt, nhằm cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Điều này bao gồm cuộc gọi thoại, cuộc gọi video, hội nghị trực tuyến, gửi tin nhắn hàng loạt, gửi file, hình ảnh…

Đặc biệt, hệ thống tổng đài ảo của Buss Call cho phép kế thừa và nâng cấp từ hạ tầng hiện có và tích hợp nhiều dịch vụ khác nhau. Điều này bao gồm đầu số cố định, 1800 và 1900, và quy trình thiết lập và vận hành đơn giản.

Giao diện quản lý tổng đài ảo của Buss Call được thiết kế thân thiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tổng đài. Hơn nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng và mở rộng theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp toàn diện như tổng đài IP, Trung tâm Liên lạc, hội nghị trực tuyến, hội nghị truyền hình,…

 

Kết luận

Với những ưu điểm vượt trội so với tổng đài truyền thống, dịch vụ tổng đài ảo trên nền tảng đám mây là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Nếu quý doanh nghiệp muốn được tư vấn hoặc đăng ký ngay dịch vụ tổng đài ảo, vui lòng liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng 24/7 của chúng tôi để được hỗ trợ. Buss Call luôn sẵn lòng hỗ trợ quý khách hàng.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.