Tìm hiểu về VOICE MAIL

Sẽ không quá ngạc nhiên khi bạn gọi điện đến một doanh nghiệp hoặc một tổ chức. Nhưng thay vì được nối máy trực tiếp đến nơi cần gặp bạn sẽ phải chờ bằng cách lắng nghe một tin nhắn tự động. Hoặc bạn có thể để lại tin nhắn nếu bạn không muốn chờ đợi. Hãy cùng BUSS CALL tìm hiểu xem tin nhắn thoại (voicemail) mà bạn nghe thấy là tính năng như thế nào?

Voicemail (Thư thoại) là gì? 

Voicemail, hay còn được gọi là thư thoại, là một dịch vụ điện thoại cho phép người gọi gửi tin nhắn thoại khi người nhận không thể trực tiếp nhận cuộc gọi hoặc không muốn trả lời. Thông thường, khi người gọi gặp trường hợp này, hệ thống voicemail sẽ tự động kích hoạt và yêu cầu người gọi để lại tin nhắn.

Người nhận cuộc gọi sau đó có thể nghe tin nhắn thoại bằng cách truy cập vào hộp thư thoại của mình. Voicemail cho phép người nhận cuộc gọi lắng nghe và quản lý các tin nhắn thoại được gửi đến họ trong thời gian phù hợp. Họ có thể nghe lại, xóa, lưu trữ, chia sẻ hoặc trả lời tin nhắn theo nhu cầu của mình.

Hệ thống thư  thoại bao gồm:

• Tin nhắn thoại.
• Danh sách phân phối thư thoại.
• Gửi fax đến và fax theo yêu cầu trong hộp thư.
• Phản hồi giọng nói tương tác.
• Mẫu giọng nói có thể truy cập từ mọi nơi trên thế giới bởi bất kỳ người dùng nào.

Cách hoạt động của Thư thoại (VOICE MAIL)

Cách hoạt động của voicemail (thư thoại) thường tuân theo các bước sau:

1. Người gọi gửi tin nhắn thoại: Khi người gọi không thể liên lạc trực tiếp với người nhận hoặc không muốn trả lời cuộc gọi, họ có thể chọn để gửi một tin nhắn thoại thay vì để lại tin nhắn văn bản. Hệ thống voicemail sẽ tự động kích hoạt sau khi cuộc gọi không được nhận.
2. Lưu trữ tin nhắn: Hệ thống voicemail lưu trữ các tin nhắn thoại được gửi đến trong hộp thư thoại của người nhận. Mỗi tin nhắn sẽ được lưu trữ với thông tin như ngày giờ gửi, số điện thoại người gọi và độ dài tin nhắn.
3. Thông báo cho người nhận: Khi có tin nhắn mới, hệ thống voicemail sẽ thông báo cho người nhận bằng cách gửi một tin nhắn hoặc thông báo trực tiếp đến điện thoại của họ. Thông báo này sẽ cho biết rằng có tin nhắn mới và hướng dẫn người nhận truy cập vào hộp thư thoại.
4. Truy cập vào hộp thư thoại: Người nhận cuộc gọi có thể truy cập vào hộp thư thoại của mình bằng cách gọi đến số điện thoại hoặc sử dụng các phím chức năng trên điện thoại. Họ sẽ được yêu cầu cung cấp mã PIN hoặc thông tin đăng nhập để xác thực danh tính.
5. Nghe và quản lý tin nhắn: Khi truy cập vào hộp thư thoại, người nhận có thể nghe lại các tin nhắn thoại đã được gửi đến. Họ có thể nghe lại, xóa, lưu trữ, chia sẻ hoặc trả lời các tin nhắn theo nhu cầu của mình. Ngoài ra, họ cũng có thể thực hiện các thao tác khác như chuyển tiếp tin nhắn hoặc thiết lập hộp thư thoại theo sở thích cá nhân.

Tổ chức và cách hoạt động của voicemail có thể có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và giải pháp voicemail cụ thể mà người dùng đang sử dụng.

Ưu điểm của việc sử dụng thư thoại (VOICE MAIL) trong giao tiếp kinh doanh

Việc sử dụng voicemail (thư thoại) trong giao tiếp kinh doanh mang lại nhiều ưu điểm quan trọng, bao gồm:

Tiện lợi và linh hoạt

Voicemail cho phép người nhận cuộc gọi lưu trữ tin nhắn thoại khi không thể trực tiếp nhận cuộc gọi hoặc không thể trả lời ngay lập tức. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp và khách hàng, vì họ có thể truy cập và quản lý tin nhắn theo thời gian thuận tiện của mình.

Ghi chú chính xác thông tin

Voicemail cho phép người gọi gửi tin nhắn thoại trực tiếp, giúp đảm bảo rằng thông điệp và thông tin quan trọng không bị mất hoặc sai sót khi ghi lại. Điều này giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng các yêu cầu, thông tin hay ghi chú được truyền đạt chính xác.

Giao tiếp không cần đồng bộ thời gian

Voicemail cho phép giao tiếp trở nên hiệu quả hơn khi hai bên không cần phải có mặt cùng một lúc. Khách hàng hoặc đối tác có thể gửi tin nhắn thoại bất cứ khi nào, trong khi người nhận có thể lắng nghe và phản hồi khi thuận tiện nhất cho họ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng khả năng phản hồi kịp thời.

Tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy

Việc sử dụng voicemail trong giao tiếp kinh doanh cho thấy sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp. Khách hàng và đối tác cảm thấy an tâm khi biết rằng họ có thể để lại tin nhắn và sẽ nhận được phản hồi hoặc liên lạc lại trong thời gian ngắn.

Ghi âm thông điệp chi tiết

Voicemail cho phép người gửi tin nhắn thoại ghi lại thông điệp chi tiết, chẳng hạn như yêu cầu cụ thể, thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc hướng dẫn cần thiết. Điều này giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác hơn so với các phương pháp ghi lại văn bản truyền thống.

Nhược điểm của việc sử dụng thư thoại trong giao tiếp kinh doanh

Mặc dù việc sử dụng voicemail (thư thoại) trong giao tiếp kinh doanh có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có một số nhược điểm sau:

Thiếu tương tác trực tiếp

Voicemail không cho phép tương tác trực tiếp giữa người gửi và người nhận tin nhắn. Điều này có thể gây ra hiểu lầm hoặc khó khăn trong việc trao đổi thông tin phức tạp hoặc khi cần thảo luận và giải quyết các vấn đề trực tiếp.

Trễ phản hồi

Khi sử dụng voicemail, có thể xảy ra trễ phản hồi do người nhận phải lắng nghe và xử lý tin nhắn khi có thời gian thuận tiện. Điều này có thể làm chậm quá trình truyền đạt thông tin hoặc giải quyết các vấn đề cấp bách.

Độ tin cậy của hệ thống

Voicemail đòi hỏi sự tin cậy của hệ thống để đảm bảo việc lưu trữ và gửi nhận tin nhắn được thực hiện một cách chính xác. Nếu hệ thống gặp sự cố hoặc lỗi, có thể dẫn đến mất mát tin nhắn hoặc khó khăn trong việc truy cập và quản lý tin nhắn.

Khả năng truyền đạt thông điệp hạn chế

Trong một tin nhắn thoại, người gửi có thể gặp khó khăn trong việc truyền đạt thông điệp một cách chi tiết và toàn diện. Các yếu tố như sự thiếu hụt ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu có thể làm giảm khả năng truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.

Độ phức tạp của quản lý tin nhắn

Với số lượng lớn tin nhắn và hộp thư thoại, quản lý và sắp xếp tin nhắn có thể trở nên phức tạp. Người nhận phải dành thời gian và công sức để xử lý, lưu trữ và tìm kiếm tin nhắn cần thiết, đặc biệt khi không có một hệ thống quản lý tin nhắn hiệu quả.

Các nhược điểm khác của thư thoại là:

• Nhiều người nghi ngờ về tiến bộ công nghệ.
• Nếu người tiêu dùng không được đào tạo để sử dụng hệ thống nhắn tin thoại, thì điều đó có thể là một thách thức.
• Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, hệ thống nhắn tin thoại có thể ít tiết kiệm chi phí hơn.
• Nhiều người ghét việc không thể giao tiếp với một nhân vật trực tiếp

Tìm hiểu thêm về VOICE MAIL cho doanh nghiệp của bạn nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm các vấn đề trên. Hoặc trực tiếp liên hệ với BUSS CALL để chúng tôi giúp bạn xử lý.