Các hệ thống tổng đài trong thời kỳ 4.0 ngày càng hiện đại và thông minh giúp cho việc kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng ngày càng thuận tiện và gần gũi. Tính năng voicemail trên tổng đài cũng là một tính năng giúp cho việc khách hàng có thể để lại các tin nhắn thoại.

Mục lục

1 Tìm hiểu về VOICE MAIL
- 1.1 Những khái niệm cơ bản về VOICE MAIL
- 1.2 Case study về voicemail (thư thoại) có thể được phân tích như sau:
2 Làm sao để nghe lại voicemail

Tìm hiểu về VOICE MAIL

Những khái niệm cơ bản về VOICE MAIL

Voicemail là tính năng trên tổng đài giúp cho việc khách hàng có thể để lại tin nhắn thoại trong một số trường hợp cụ thể sau.

Khi ngoài giờ làm việc. Ngoài giờ làm việc không có nhân viên trực tổng đài thì lựa chọn cho khách hàng để lại voicemail là hoàn toàn hợp lý. Để ngày hôm sau chúng ta có thể chủ động liên hệ lại khách hàng để hỗ trợ họ.
Vào các ngày lễ, tết không ai trực tổng đài.
Khi một người nào đó đang bận hoặc không nghe máy.
Khi một nhóm các máy nhánh đều bận hoặc không nghe máy.

Trong trường hợp máy bận hoặc không nghe máy thì có thể bật chế độ voicemail lên để khách hàng để lại tính nhắn thoại. Và chúng ta sẽ chủ động liên hệ lại hỗ trợ khách hàng..

Case study về voicemail (thư thoại) có thể được phân tích như sau:

Khó khăn:

Một công ty vừa mở rộng và nhận được lượng cuộc gọi đáng kể từ khách hàng. Tuy nhiên, do không có hệ thống voicemail hoặc hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu, công ty gặp phải các khó khăn sau:

Mất cuộc gọi: Với không có hệ thống voicemail, công ty không thể tiếp nhận và ghi lại các cuộc gọi khi không thể trực tiếp trả lời. Điều này dẫn đến việc mất đi các cơ hội kinh doanh và gây mất lòng tin của khách hàng.
Khó khăn trong ghi nhận thông tin: Khi không có hệ thống voicemail, nhân viên phải ghi lại thông tin từ các cuộc gọi trong văn bản hoặc bằng cách thủ công, gây mất thời gian và tiềm ẩn sai sót.

Giải pháp:

Công ty quyết định triển khai hệ thống voicemail để giải quyết các khó khăn trên. Họ chọn một hệ thống voicemail hiện đại và tích hợp với hệ thống điện thoại của mình. Các giải pháp cụ thể bao gồm:

Cài đặt hệ thống voicemail: Công ty cài đặt hệ thống voicemail mới, cho phép nhận và ghi lại cuộc gọi khi không có ai trực tiếp trả lời. Hệ thống này tích hợp với hệ thống điện thoại hiện có và cung cấp các tính năng như hộp thư thoại, ghi âm cuộc gọi, và thông báo cuộc gọi mới.
Tạo quy tắc và thông báo: Công ty thiết lập các quy tắc và thông báo rõ ràng để hướng dẫn khách hàng và nhân viên về việc sử dụng voicemail. Điều này bao gồm cung cấp thông tin liên lạc, hướng dẫn ghi lại thông điệp và lời cảm ơn.

Kết quả:

Sau triển khai hệ thống voicemail, công ty đã đạt được các kết quả tích cực:

Khả năng tiếp nhận và ghi lại cuộc gọi: Nhờ hệ thống voicemail, công ty có khả năng tiếp nhận và ghi lại các cuộc gọi khi không trực tiếp trả lời. Điều này giúp tránh mất cuộc gọi quan trọng và tăng khả năng nắm bắt cơ hội kinh doanh.
Tiết kiệm thời gian và công sức: Với hệ thống voicemail, công ty không cần phải dành thời gian và công sức để ghi lại thông tin cuộc gọi bằng cách thủ công. Thay vào đó, thông tin được tự động ghi lại và lưu trữ trong hộp thư thoại.
Nâng cao chất lượng phục vụ: Khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn khi biết rằng có một hệ thống voicemail chuyên nghiệp để nhận và ghi lại cuộc gọi của họ. Điều này tạo ra sự chuyên nghiệp và nâng cao chất lượng phục vụ.
Hiệu quả và linh hoạt: Hệ thống voicemail cung cấp tính linh hoạt cho nhân viên và khách hàng trong việc liên lạc. Không cần phải trực tiếp trả lời cuộc gọi, nhân viên có thể dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu và tại bất kỳ thời điểm nào.

Làm sao để nghe lại voicemail

Khi khách hàng để lại voicemail trên hệ thống tổng đài thì sẽ có 3 cách sau để nghe lại.

Nghe trực tiếp từ điện thoại hoặc softphone

Thông thường nếu bạn dùng IP phone thì trên góc phải của điện thoại IP có đèn báo, nếu đèn nháy sẽ nháy đỏ báo cho biết là bạn đang có voicemail:

Cách 1: Bấm trực tiếp hình hòm thư -> bấm password # để truy cập hòm thư
Cách 2: Bấm *97 ->( bấm password) # để truy cập hòm thư.

Nghe voicemail của một máy lẻ ở vị trí khác
Bấm *98 -> số máy lẻ cần nghe -> # ->(password) -> #

Đăng nhập vào trang quản lý để kiểm tra

Mỗi khách hàng khi sử dụng tổng đài của voip24h đều được cấp 1 tài khoản để quản lý cuộc gọi, nghe ghi âm và khách hàng có thể sử dụng luôn tài khoản này để kiểm tra voicemail.