TỔNG ĐÀI ẢO – DOANH NGHIỆP DỄ DÀNG KHẮC PHỤC TÌNH HUỐNG KINH DOANH

Duy trì và phát triển một hệ thống tổng đài hiệu quả là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, các giải pháp tổng đài ảo đang trở thành một lựa chọn phổ biến và hiệu quả cho các doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, Tổng đài Ảo là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng khắc phục các tình huống kinh doanh khó khăn và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình một cách hiệu quả. 

Tình huống 1: Doanh nghiệp chuyển văn phòng làm việc 

Chuyển văn phòng làm việc có thể gây mất kết nối với đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, với giải pháp tổng đài ảo, các vấn đề này có thể được giải quyết một cách linh hoạt và tiện lợi hơn so với tổng đài truyền thống. Trong quá trình chuyển văn phòng, sử dụng tổng đài truyền thống đòi hỏi phải xử lý nhiều vấn đề liên quan đến hệ thống dây cáp phức tạp và việc đăng ký số tổng đài theo địa chỉ mới, có thể mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí.

Tuy nhiên, với tổng đài ảo, hệ thống được vận hành thông qua kết nối internet, giúp giảm bớt bất tiện khi chuyển văn phòng. Việc đăng ký đầu số với các nhà mạng như FPT, Viettel, VNPT… cũng trở nên đơn giản hơn. Đồng thời, nhờ tính linh hoạt của tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể gọi và nhận cuộc gọi từ nhiều thiết bị khác nhau như smartphone, laptop, PC… mà không cần phải đi dây cáp mới.

Như vậy việc chuyển văn phòng sẽ không ảnh hưởng đến tổng đài và khả năng tiếp cận khách hàng. Thêm vào đó, tổng đài viên cũng có thể làm việc từ xa hoặc không cần đến chỗ làm vẫn có thể cung cấp dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Tạm kết: Giải pháp tổng đài ảo mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp trong việc chuyển văn phòng làm việc, từ việc giảm bớt bất tiện và chi phí cho đến việc duy trì và cung cấp dịch vụ khách hàng hiệu quả. Qua đó thúc đẩy sự phát triển và linh hoạt của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay.

Tình huống 2: Giải quyết vấn đề phàn nàn của khách hàng

Khi khách hàng gọi tới tổng đài ảo lần đầu tiên, hệ thống sẽ tự động lưu trữ số điện thoại và thông tin của họ. Tuy nhiên, một vấn đề phát sinh có thể là khi khách hàng gặp phải sự chênh lệch về chất lượng phục vụ giữa các tổng đài viên. Nếu khách hàng được tư vấn nhiệt tình và có một trải nghiệm tích cực từ tổng đài viên lần đầu, nhưng gặp phải nhân viên khác với thái độ phục vụ kém hơn lần sau, có thể gây ra sự không hài lòng và phàn nàn từ phía khách hàng.

Để giải quyết vấn đề này, chức năng ghi âm sau mỗi cuộc gọi của tổng đài ảo là một công cụ hữu ích. Giúp doanh nghiệp quản lý công việc của nhân viên và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng khi có sự cố xảy ra. Ghi âm cuộc gọi cung cấp khả năng kiểm tra lại nội dung của cuộc trò chuyện, từ đó giải quyết các vấn đề như:

• Nhận biết và sửa chữa những sai sót trong việc tư vấn sản phẩm/dịch vụ.
• Xác định và cải thiện thái độ phục vụ và cách giao tiếp của nhân viên.
• Đánh giá hiệu quả của quá trình đào tạo và nắm bắt kiến thức của nhân viên về sản phẩm/dịch vụ.

Tạm kết: Chức năng ghi âm cuộc gọi là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng phục vụ và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Cung cấp thông tin cần thiết để cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Tình huống 3: Báo cáo chi tiết cuộc gọi

Với tổng đài truyền thống, thu thập báo cáo về cuộc gọi trong tháng thường đòi hỏi doanh nghiệp phải phụ thuộc vào nhà mạng và chờ đợi quá trình xử lý từ phía họ. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, việc này trở nên đơn giản và nhanh chóng chỉ qua vài thao tác.

Báo cáo cuộc gọi là một phần vô cùng cần thiết trong quản lý kinh doanh. Cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về số lượng cuộc gọi đến, cuộc gọi đi và cuộc gọi nhỡ. Kết hợp với hệ thống quản lý CRM, doanh nghiệp có thể lưu giữ và theo dõi thông tin cũng như lịch sử giao dịch của khách hàng gọi đến.

Một điểm mạnh của tổng đài ảo là khả năng hỗ trợ xuất file báo cáo nhanh chóng. Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hiệu quả của các chiến dịch quảng bá thương hiệu mà không cần phải chờ đợi như trước đây. Thông qua báo cáo, có thể đưa ra các phương pháp xử lý và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả.

Tạm kết: Sự linh hoạt và tính tiện lợi của thu thập báo cáo cuộc gọi từ tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh của mình. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc đạt được thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn