Tổng đài VoIP là gì? Cách thiết lập đơn giản

Ngày nay khi công nghệ phát triển, tổng đài VoIP đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến, để dần thay thế tổng đài truyền thống lạc hậu. Vậy tổng đài VoIP là gì? Cách thiết lập tổng đài VoIP như thế nào?

Tổng đài VoIP là gì?

Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) là một hệ thống truyền thông giọng nói dựa trên giao thức Internet Protocol (IP). Thay vì sử dụng mạng điện thoại cố định truyền thống, tổng đài VoIP sử dụng kết nối internet để truyền dữ liệu giọng nói. 

Ưu điểm và tính năng hiện đại của tổng đài IP:

• Sử dụng chung trên nền tảng internet
• Ghi âm cuộc gọi, và nghe file ghi âm
• Trả lời tự động IVR
• Kiểm tra báo cáo lịch sử cuộc gọi
• Phân phối cuộc gọi thông minh
• API kết nối với các phần mềm CRM, ERP …

Cách thiết lập tổng đài VoIP

Chọn đầu số tổng đài

Hiện nay có hai loại đầu số tổng đài trên thị trường: 

• Đầu số cố định: 02xx, 09xx, … đầu số này sẽ được phân chia theo tỉnh thành.
• Đầu số 1800/1900 tăng nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, giúp khách hàng dễ ghi nhớ số hotline. 

Tuỳ theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu số phù hợp.

Thuê tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP là trung cấp của giải pháp giúp kết nối đầu số và các thiết bị cuối để hệ thống dịch vụ tổng đài hoàn chỉnh, thực hiện các cuộc gọi ra – vào. Buss Call hiện tại là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài VoIP sổ 1 tại thị trường Việt Nam, với nhiều tính năng tổng đài thông minh, hiện đại. 

Trước khi thuê tổng đài để sử dụng, doanh nghiệp hãy xác đinh:

• Số lượng người sử dụng tổng đài là bao nhiêu?
• Tổng đài có tích hợp phần mềm bên thứ ba như CRM, ERP hay không?

Mua thiết bị đầu cuối

Điện thoại IP có dây Mạng :

• Phù hợp với các vị trí có dây mạng ( điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần vị trí đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
• Giá thành phù hợp
• Chất lượng ổn định.
• Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )

Điện thoại IP wifi ( không dây ) :

• Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
• Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.

Điện thoại IP cho tiếp tân:

• Phù hợp cho tiếp tân.
• Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.

Softphone là phần mềm cho phép bạn thực hiện cuộc gọi miễn phí. Có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính.

• Phù hợp với các bộ phận thường xuyên nhận cuộc gọi như telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng. Có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính và sử dụng thêm headphone.
• Cài đặt trên smartphone phù hợp với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi.

Lợi ích của tổng đài VoIP

Chi phí tiết kiệm

Tổng đài ảo VoIP cho phép thực hiện cuộc gọi qua internet, giảm thiểu hoặc loại bỏ các chi phí liên quan đến việc sử dụng mạng điện thoại cố định truyền thống. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí điện thoại hàng tháng.

Tích hợp linh hoạt

Tổng đài ảo VoIP có khả năng tích hợp các phần mềm của bên thứ ba như CRM, ERP, … giúp tăng cường hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. 

Di động và kết nối mọi nơi

Với tổng đài ảo VoIP doanh nghiệp có thể nhận và gọi cuộc gọi từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Điều này mang lại sự linh hoạt cao cho nhân viên và giúp việc làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn. 

Tính năng cao cấp 

Tổng đài ảo VoIP cung cấp nhiều tính năng hiện đại, cao cấp hơn tổng đài truyền thống. Điều này giúp tăng cường khả năng tương tác với khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Quản lý dễ dàng

Tổng đài ảo VoIP cung cấp giao diện quản lý trực quan và linh hoạt, cho phép quản lý và kiểm soát dễ dàng các cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng, cấu hình và theo dõi hoạt động tổng đài.

Tạm kết

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần tìm một hệ thống thông tin liên lạc hiện đại giúp tăng trưởng và phát triển doanh nghiệp bạn thì tổng đài ảo VoIP sẽ giúp cho bạn làm được điều này. Để nhanh chóng bạn có thể liên hệ đến Buss Call để được tư vấn cụ thể về quy trình và giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.