Tổng đài VoIP (IP) là gì và tại sao nó đang thay đổi cách chúng ta giao tiếp trong doanh nghiệp?

Khái niệm và nguyên lý hoạt động của Tổng đài VoIP

Dịch vụ tổng đài VOIP (Voice over Internet Protocol) đã thay đổi cách chúng ta trò chuyện và giao tiếp qua điện thoại. Điện thoại VoIP, còn được gọi là điện thoại internet, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi qua mạng internet thay vì sử dụng mạng điện thoại di động truyền thống.

Nguyên lý hoạt động của điện thoại VoIP khá đơn giản. Thay vì sử dụng hệ thống mạng dây thông qua các mô-đun phần cứng truyền thống, nó sử dụng công nghệ IP để chuyển đổi giọng nói thành dữ liệu số và truyền tải qua mạng internet. Khi cuộc gọi được kết nối, âm thanh từ người gọi sẽ được mã hóa thành các gói tin số và gửi đi thông qua internet để tới người nhận.

Đây là lợi ích quan trọng của điện thoại VoIP. Nó cho phép người dùng tiết kiệm chi phí khi so sánh với việc sử dụng.

Lợi ích của việc sử dụng Tổng đài VoIP trong kinh doanh

1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: So với hình thức truyền thống, việc sử dụng VoIP cho phép bạn tiết kiệm đáng kể trong việc liên lạc quốc tế và các cuộc gọi dài hạn. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với các doanh nghiệp có quan hệ thương mại quốc tế, giúp tiết kiệm và tối ưu ngân sách.

2. Tính linh hoạt cao của dịch vụ: với VoIP, bạn có thể dễ dàng di chuyển số điện thoại và kết nối từ bất kỳ đâu chỉ cần có internet. Việc này cho phép nhân viên của bạn làm việc từ xa hoặc khi di chuyển mà không gặp rào cản liên lạc. Tính linh hoạt này giúp tăng cường sự hiệu quả và năng suất làm việc của doanh nghiệp.

Cách phân loại điện thoại IP?

1. Điện thoại dùng Lan: Đây là loại điện thoại IP được kết nối trực tiếp với mạng Lan (Local Area Network). Điểm mạnh của điện thoại này là khả năng tự động cấu hình và tích hợp các tính năng như bàn phím số hoặc bàn phím QWERTY. Chúng thường được sử dụng trong văn phòng, doanh nghiệp hoặc các tổ chức có hệ thống mạng Lan ổn định.

2. Điện thoại không dây: Loại điện thoại này không yêu cầu cáp mạng để kết nối với hệ thống. Thay vào đó, chúng sử dụng sóng radio để liên lạc. Đây là lựa chọn phổ biến cho các công ty hoặc tổ chức có diện tích lớn hoặc cần thiết kế linh hoạt.

3. Điện thoại wifi: Loại điện thoại IP này được thiết kế để sử dụng kết nối wifi. Điện thoại này có thể kết nối với bất kỳ điểm truy cập wifi nào, giúp người dùng tiện lợi trong việc sử dụng trong không gian công cộng hoặc các văn phòng không có hệ thống mạng Lan.

Cách cài đặt và sử dụng điện thoại VoIP cho cá nhân và doanh nghiệp

1. Cài đặt ứng dụng điện thoại VoIP trên thiết bị của bạn. Các ứng dụng phổ biến như Skype, Viber, hay Google Voice có sẵn trên các nền tảng di động hoặc máy tính để bàn. Hãy tìm kiếm và tải xuống ứng dụng mà bạn tin tưởng và muốn sử dụng.

2. Tiến hành cấu hình các thiết lập cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn. Điều này bao gồm việc nhập thông tin tài khoản, số điện thoại của bạn, mật khẩu và các thiết lập khác liên quan.

3. Bắt đầu sử dụng điện thoại VoIP. Ứng dụng VoIP cho phép bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại thông qua kết nối internet, cho phép bạn tiếp cận với một số lượng lớn miễn phí hoặc giá rẻ các cuộc gọi trong nước và quốc tế.

Điện thoại IP kết nối vào hệ thống mạng như thế nào?

1. Thông qua việc trực tiếp kết nối với dây LAN. Điều này có nghĩa là điện thoại sẽ được kết nối trực tiếp vào một cổng LAN trong hệ thống mạng.

2. Thông qua kết nối wifi.

3. Thông qua đế phát sóng deck (máy mẹ bồng con).

4. Thông qua việc kết nối với tổng đài IP. Tổng đài IP là một công cụ quản lý cuộc gọi dựa trên giao thức Internet Protocol (IP) hay còn gọi là sip server. Vì kết nối qua internet nên tổng đài và điện thoại không nhất thiết phải ở cùng 1 văn phòng mà có thể ở những vị trí khác nhau.

Các thương hiệu điện thoại IP phổ biến?

Yealink: một trong những thương hiệu hàng đầu được sử dụng trong các hệ thống điện thoại IP. Với chất lượng âm thanh tốt và tính năng linh hoạt, sản phẩm của Yealink đã được khách hàng đánh giá cao và phổ biến trên toàn cầu.

Xem thêm dòng sản phẩm Yealink: Điện thoại IP Yealink W60P Wifi,…

Grandstream: một công ty tiên phong trong lĩnh vực điện thoại IP. Thương hiệu này nổi tiếng với các sản phẩm chất lượng cao, tích hợp nhiều tính năng tiên tiến và giá cả phải chăng. Điện thoại IP của Grandstream đã thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp và tổ chức trên khắp thế giới.

Xem thêm dòng sản phẩm Grandstream: Điện thoại Grandstream GRP2601,…

Polycom: một thương hiệu có uy tín lâu đời trong ngành công nghệ thông tin, cũng là một nhà cung cấp quan trọng trong lĩnh vực điện thoại IP. Sản phẩm của Polycom không chỉ mang đến âm thanh chất lượng cao mà còn có khả năng tương tác và tích hợp với các công nghệ khác như video conference, hội nghị trực tuyến và hệ thống gọi giữa các văn phòng. Chi phí sản phẩm khá cao nên ít được ưa chuộng tại thị trường Việt Nam.

Cisco: một trong những nhà cung cấp dịch vụ mạng hàng đầu thế giới, cũng có mặt trong ngành điện thoại IP. Với chất lượng và đáng tin cậy của sản phẩm, Giống với Polycom, các dòng sản phẩm Cisco có giá trị tương đối cao, nên cũng ít được ưa chuộng tại thị trường Việt Nam.

Ưu và nhược điểm của điện thoại IP so với điện thoại Analog?

Ưu điểm?

• Sử dụng chung hạ tầng internet (mạng Lan) mà không cần đi thêm 1 đường riêng cho điện thoại.
• Không phụ thuộc vào vị trí địa lý : Vì hoạt động qua môi trường internet nên sẽ không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Chỉ cần nơi nào có mạng là sử dụng được.
• Phù hợp với công ty nhiều văn phòng chi nhánh, chuỗi : Gọi nội bộ trong hệ thống miễn phí. Xem thêm giải pháp tổng đài nhiều chi nhánh.
• Cấu hình qua giao diện web dễ dàng.
• Đầy đủ chức năng của một điện thoại bàn : nghe, gọi, chuyển máy, rước máy, hiển thị số gọi đến.
• Có khả năng lưu trữ danh bạ lớn từ khoảng 500 danh bạ.
• Di chuyển dễ dàng: khi bạn phải di dời văn phòng thì qua chỗ mới chỉ cần cắm dây mạng vào là có thể sử dụng được, không cần cấu hình.

Nhược điểm?

Phụ thuộc vào nguồn điện, mạng : phải đáp ứng được cả 2 yếu tố điện + mạng thì mới sử dụng được : Tuy nhiên 2 yếu tố này hiện tại là yếu tố sống còn của doanh nghiệp nên thường sẽ có nhiều phương án dự phòng như : máy phát điện, bắt 2 đường mạng chạy song song để backup nên các yếu tố nhược điểm này sẽ được hạn chế tối đa.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.