Tổng đài ảo và Call Center truyền thống nên chọn loại nào?

“Tổng đài ảo và Call Center truyền thống nên chọn loại nào?” là băn khoăn chung của nhiều doanh nghiệp. Mỗi giải pháp liên lạc đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu khác nhau. Vậy đâu mới là lựa chọn tối ưu để nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và quản lý vận hành? Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về tổng đài ảo và Call Center truyền thống

Tổng đài ảo và Call Center truyền thống đều là những giải pháp liên lạc phổ biến, mỗi mô hình có ưu nhược điểm riêng. Nắm rõ sự khác biệt sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu.

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet (VoIP). Hệ thống được lưu trữ và vận hành trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp không cần lắp đặt phần cứng cồng kềnh.

Nhờ vậy, dịch vụ tổng đài ảo Buss Call mang đến những ưu điểm nổi bật sau:

• Không cần đầu tư hạ tầng phức tạp, chỉ cần kết nối Internet. Giảm chi phí vận hành nhờ không cần bảo trì phần cứng định kỳ.
• Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp tăng chi nhánh hoặc nhân sự.
• Hỗ trợ nhiều tính năng hiện đại như IVR, định tuyến cuộc gọi thông minh, ghi âm, báo cáo chi tiết.
• Tích hợp đa kênh (CRM, Email, SMS Brandname, Zalo OA,…) giúp quản lý khách hàng tập trung.
• Cho phép người dùng làm việc từ xa qua laptop hoặc điện thoại, đảm bảo liên lạc thông suốt ở bất kỳ đâu.

2. Call Center truyền thống là gì?

Call Center truyền thống là hệ thống tổng đài vật lý được triển khai tại chỗ (On-premise), hoạt động dựa trên đường dây điện thoại cố định (PSTN). Hệ thống này được xây dựng trên hạ tầng phần cứng riêng (máy chủ, đường dây điện thoại, thiết bị tổng đài PBX,…).  Mỗi chi nhánh hoặc văn phòng thường phải lắp đặt riêng biệt để

Call Center truyền thống sở hữu những ưu điểm nổi bật, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu đặc thù về bảo mật và sự ổn định như:

• Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý dữ liệu, đảm bảo mức độ bảo mật cao.
• Hệ thống hoạt động trên đường dây điện thoại cố định (PSTN), không phụ thuộc vào sự ổn định của Internet.
• Nhờ sử dụng đường truyền riêng, chất lượng âm thanh thường ổn định, ít bị ảnh hưởng bởi độ trễ hoặc gián đoạn như khi sử dụng VoIP.

So sánh Tổng đài ảo và Call Center truyền thống

Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra lựa chọn, dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa Tổng đài ảo và Call Center truyền thống dựa trên các đặc điểm quan trọng:

Đặc điểm	Tổng đài ảo	Call Center truyền thống
Công nghệ	Dựa trên công nghệ VoIP và điện toán đám mây.	Dựa trên công nghệ PSTN.
Chi phí đầu tư	Chi phí ban đầu tương đối thấp.	Chi phí cao, phải đầu tư thiết bị PBX, đường dây,…
Khả năng mở rộng	Dễ dàng thêm máy nhánh hoặc chi nhánh chỉ với vài thao tác cấu hình.	Mở rộng phức tạp, cần lắp đặt thêm hạ tầng, tốn thời gian và chi phí.
Tính năng hỗ trợ	IVR, định tuyến thông minh, ghi âm, báo cáo chi tiết, tích hợp CRM & đa kênh,….	Chủ yếu hỗ trợ gọi thoại, tính năng hạn chế, khó tích hợp hệ thống khác.
Quản lý & giám sát	Quản lý tập trung trên một giao diện, báo cáo theo thời gian thực, dễ theo dõi hiệu suất.	Quản lý phân tán, báo cáo thủ công, khó đồng bộ dữ liệu.
Lắp đặt	Nhanh chóng. Chỉ cần kết nối internet, không cần dây cáp phức tạp.	Tốn thời gian. Cần khảo sát, lắp đặt phần cứng và đi dây cáp.
Độ ổn định & bảo mật	Phụ thuộc vào Internet, cần giải pháp bảo mật tốt để chống spam call, hack.	Ổn định hơn nhờ PSTN, dữ liệu lưu tại chỗ, bảo mật cao.

Tổng đài ảo và Call Center truyền thống nên chọn loại nào?

Tổng đài ảo và Call Center truyền thống thực chất không có câu trả lời duy nhất đúng, mà còn tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh, quy mô và điều kiện vận hành của từng doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định tối ưu, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ những yếu tố như chi phí đầu tư, khả năng mở rộng, tính bảo mật, sự ổn định đường truyền và trải nghiệm khách hàng.

Với Call Center truyền thống, điểm mạnh nằm ở sự ổn định và bảo mật dữ liệu cao nhờ hệ thống phần cứng đặt tại chỗ. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đã có sẵn hạ tầng viễn thông, ngân sách lớn và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ dữ liệu khách hàng.

Ngược lại, tổng đài ảo lại ghi điểm ở sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng mở rộng nhanh chóng. Hệ thống này đặc biệt thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đội ngũ làm việc từ xa hoặc cần tích hợp đa kênh để nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng.

Mỗi mô hình đều sở hữu những ưu và nhược điểm riêng. Do đó, việc doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu thực tế của mình chính là chìa khóa để lựa chọn giải pháp liên lạc phù hợp, vừa đảm bảo hiệu quả vận hành vừa tối ưu chi phí lâu dài.

Bên cạnh đó, bạn có thể tìm hiểu thêm về thuật ngữ giữa tổng đài ảo vs Contact Center tại Buss Call để có những nhận định đúng đắn về lĩnh vực liên lạc này.

Buss Call – Giải pháp toàn diện về Tổng đài ảo và Call Center truyền thống cho doanh nghiệp

Ngày nay, tối ưu hóa hệ thống liên lạc trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tạo lợi thế cạnh tranh. Buss Call không chỉ là một giải pháp tổng đài ảo, mà còn là nền tảng toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi tương tác giữa khách hàng và đội ngũ một cách thông minh, liền mạch và hiệu quả.

• Tối ưu chi phí vận hành nhờ không cần đầu tư hạ tầng phần cứng cồng kềnh.
• Tích hợp đa kênh như CRM, Email, SMS Brandname, Zalo OA, Voice Brandname,… để quản lý khách hàng tập trung.
• Hệ thống báo cáo thông minh theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất và ra quyết định kịp thời.
• Hỗ trợ 24/7, đảm bảo hệ thống luôn ổn định, an toàn và vận hành trơn tru.
• Hệ thống với đầy đủ các tính năng hiện đại như IVR, ghi âm, định tuyến cuộc gọi thông minh,…
• Dễ dàng thêm hoặc bớt máy nhánh khi doanh nghiệp tăng nhân sự hoặc mở thêm chi nhánh mà không tốn kém chi phí lắp đặt.

Kết luận

Tổng đài ảo và Call Center truyền thống nên chọn giải pháp tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Điều quan trọng là xác định rõ mục tiêu và định hướng phát triển để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp liên lạc hiện đại, linh hoạt và tiết kiệm chi phí, Buss Call sẽ là lựa chọn đáng tin cậy. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

Những câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo và Call Center truyền thống

Sau đây là các câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo và Call Center truyền thống:

1. Tổng chi phí giữa tổng đài ảo và Call Center truyền thống có khác biệt nhiều không?

Có. Tổng đài ảo có chi phí đầu tư ban đầu thấp và phí duy trì linh hoạt theo gói dịch vụ. Ngược lại, Call Center truyền thống đòi hỏi một khoản đầu tư lớn cho phần cứng cùng với chi phí bảo trì và nâng cấp định kỳ.

2. Công ty thường làm việc từ xa có nên chọn tổng đài ảo và Call Center truyền thống?

Tổng đài ảo là giải pháp lý tưởng cho mô hình làm việc từ xa (remote work). Hệ thống cho phép nhân viên thực hiện và nhận cuộc gọi ở mọi nơi chỉ với một thiết bị di động hoặc máy tính có kết nối Internet. Trong khi đó, Call Center truyền thống bị giới hạn về vị trí vật lý và gần như không phù hợp với xu hướng làm việc linh hoạt này.

3. Tổng đài ảo và Call Center truyền thống khác nhau như thế nào?

Tổng đài ảo được vận hành trên nền tảng đám mây, sử dụng Internet để thực hiện và quản lý các cuộc gọi, không cần phần cứng cồng kềnh. Trong khi đó, Call Center truyền thống là hệ thống tổng đài vật lý, dựa trên đường dây điện thoại cố định (PSTN) và yêu cầu lắp đặt thiết bị tại văn phòng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn